Proyek dan profitabilitas per proyek / pekerjaan

Proyek konstruksi, pesanan mesin, pekerjaan pelanggan besar… Saat laba total perusahaan tampak baik, pekerjaan mana yang merugi hanya terlihat setelah semua dokumen pekerjaan itu dikumpulkan. Jendela Proyek mengumpulkan faktur penjualan, pembelian, konfirmasi produksi, makloon, ongkos angkut, biaya, dan nota kontrak di bawah satu kode proyek; memberi penjualan, biaya, laba kotor, dan margin, lalu membandingkannya dengan anggaran dan komitmen yang belum difakturkan. Aturan tertentu diterapkan, dan ditampilkan di layar, agar jumlah yang sama tidak dihitung dua kali.

1. Untuk apa dan dibuka dari mana

Laba per pekerjaan: penjualan, biaya (bahan, tenaga kerja, makloon, ongkos angkut, biaya lain), laba kotor, dan margin untuk setiap proyek; rincian per baris menyebut angka mana berasal dari dokumen mana.
Anggaran dan komitmen: anggaran, realisasi, komitmen dari pesanan terbuka, dan sisa per pos; pos yang melampaui anggaran berwarna merah.
Linimasa: dokumen menurut urutan tanggal serta pendapatan, biaya, dan laba kumulatif per bulan.

Membukanya dari mana. Di dok, grup Penjualan / CRM › Proyek (Projeler). Di kiri, daftar proyek serta tombol Proyek baru dan Proyek virtual; di kanan, kartu proyek terpilih dengan lima tab: Profitabilitas, Dokumen, Anggaran, Linimasa, Detail. Proyek tidak menyimpan buku sendiri: memakai kolom Proyek yang sudah ada di dokumen.

2. Membuka proyek

Tekan Proyek baru dan isi formulir: Kode Proyek, Nama proyek, Pelanggan, Mulai, Selesai, Status, Pusat biaya, Penanggung Jawab, Nilai kontrak, dan Keterangan; lalu Simpan.

Kode Proyek diawali huruf atau angka, paling banyak 30 karakter (huruf, angka, spasi, titik, garis bawah, tanda hubung, garis miring), dan diubah ke huruf besar. Proyek kedua dengan kode sama tidak dapat dibuat; kode tidak dapat diubah kemudian.
Status: Terbuka, Sedang berjalan, Ditutup, Batal. Pemilih proyek di entri dokumen hanya mendaftar proyek Terbuka dan Sedang berjalan.
Bila Pusat biaya diisi, biaya pusat itu dalam rentang tanggal proyek masuk ke pos Biaya proyek (bagian 5). Nilai kontrak ditulis di bawah kotak KPI sebagai pembanding.

Kolom kepala diubah kemudian di tab Detail.

3. Menautkan dokumen ke proyek

Pada dokumen baru: kepala entri faktur, surat jalan, pesanan, dan penawaran memiliki kolom Proyek ("Kode proyek (opsional)"); proyek terbuka dipilih dari daftar. Bila kode yang tidak terdefinisi diketik, dokumen tidak tersimpan dengan pesan proyek tidak ditemukan. Kolom hanya tampil pada dokumen baru; bila tidak ada proyek terbuka atau Anda tidak berizin, entri dokumen terbuka seperti biasa tanpa kolom itu.
Dokumen yang sudah ada: tab Dokumen pada kartu proyek mendaftar dokumen tertaut (jenis, no, tanggal, kontak, jumlah); Lepas tautan di tiap baris memisahkan dokumen dari proyek. Untuk tautan baru dipakai kotak Tautkan massal.
Tautan yang terbawa otomatis: saat faktur ditautkan ke proyek, surat jalan otomatisnya ditulis ke proyek yang sama. Untuk perintah produksi yang kode proyeknya kosong, proyeknya diturunkan saat dibaca dari pesanan asal permintaan produksinya; jadi menautkan pesanan juga membawa perintah produksi yang dibuka dari pesanan itu ke proyek.

Proyek di bagian atas Proyek di bagian atas Proyek

4. Penautan massal

Bila proyek dibuat belakangan, mencari dokumen lama satu per satu itu sulit. Kotak Tautkan massal di tab Dokumen menemukan kandidat dengan dua cara:

Kontak + rentang tanggal: Kontak, Mulai, dan Selesai (bawaan: kontak dan tanggal proyek; tanpa tanggal, dari awal tahun sampai hari ini). Faktur, surat jalan yang belum difakturkan, pesanan, penawaran, perintah produksi dari permintaan kontak itu, dan nota kontrak yang tidak dibatalkan dalam rentang itu ditampilkan. Dokumen yang dibatalkan dan surat jalan yang sudah difakturkan tidak menjadi kandidat (surat jalan ikut dengan fakturnya).
Grup pesanan: ketik nomor pesanan di kolom atau nomor pesanan (grup pesanan). Pesanan (bila terbuka), faktur yang lahir darinya, dan perintah produksi dari permintaan produksinya ditampilkan bersama.

Tekan Cari kandidat. Dokumen yang sudah tertaut ke proyek ini tidak muncul. Yang belum tertaut ke proyek mana pun sudah dicentang; yang tertaut ke proyek lain muncul tanpa centang dengan lencana kuning Proyek lain: …. Sesuaikan pilihan lalu tekan Tautkan yang dipilih (N); muncul "N dokumen ditautkan ke proyek." Paling banyak 5000 dokumen sekaligus.

Dokumen yang tertaut ke proyek lain. Bila pilihan berisi dokumen yang tertaut ke proyek lain, penautan berhenti dan meminta konfirmasi untuk menautkan ulang. Bila Anda memang ingin memindahkan dokumen ke proyek ini, tekan tombol Tautkan dengan mengambil dari proyek lain yang muncul; dokumen keluar dari proyek lama. Satu dokumen hanya dapat berada di satu proyek pada satu waktu.

Proyek — Tab Dokumen dan Hubungi massa

5. Cara menghitung profitabilitas

Di atas tab Profitabilitas ada enam kotak: Penjualan (retur di bawahnya), Biaya, Laba kotor, Margin (laba kotor / penjualan), Pesanan terbuka (backlog) (komitmen di bawahnya), dan Perkiraan laba akhir proyek (nilai kontrak di bawahnya). Di bawahnya tertulis jumlah dokumen dan periode perhitungan. Semua jumlah dalam TL dan belum termasuk PPN.

Pos	Asal
Penjualan	Nilai neto baris penjualan faktur proyek − retur penjualan; pada nota kontrak, nota debet penjualan menambah dan nota kredit mengurangi. Baris ongkos angkut di faktur penjualan juga termasuk penjualan.
Material	Baris kelompok stok pada faktur pembelian dan surat jalan pembelian yang belum difakturkan yang tertaut ke proyek (− retur pembelian) + biaya bahan konfirmasi produksi proyek + beban pokok penjualan (bagian yang tidak dibeli/diproduksi langsung di proyek × biaya satuan).
Tenaga kerja	Biaya tenaga kerja konfirmasi produksi; baris pembelian yang jenis kartu stoknya tenaga kerja.
Makloon	Biaya makloon konfirmasi produksi; bila konfirmasi tidak memuat makloon, faktur pembelian dari kontak makloon perintah produksi proyek (atau baris jasa makloon).
Ongkos angkut	Baris pada dokumen pembelian tertaut proyek yang kode atau keterangannya berisi ongkos angkut, pengiriman, kargo; bila tarif ongkos angkut pengiriman ditetapkan, jumlah dari tarif itu.
Biaya	Baris pembelian kelompok biaya/jasa dan mesin/peralatan; biaya pusat biaya proyek dalam rentang tanggal proyek (untuk tiap bulan catatan biaya periode bila ada, bila tidak catatan biaya — bulan yang sama tidak dihitung dua kali); catatan biaya yang ditautkan ke proyek; nota kontrak sisi pembelian.

Di tabel Rincian per baris, di samping setiap pos tertulis berapa TL berasal dari sumber mana (mis. "Faktur pembelian yang tertaut ke proyek: 1.000 · Konfirmasi produksi: 218.495 · Beban pokok penjualan: 59.148"). Biaya satuan pokok penjualan adalah rata-rata pembelian periode dari satu tahun sebelum mulai proyek sampai selesai; bila tidak ada, biaya kartu stok. Perhitungan disimpan 60 detik; Hitung ulang memperbaruinya segera. Saat dokumen tertaut berubah atau dihapus, hasil tersimpan dikosongkan sendiri.

Proyek — Kartu Keuangan: KPI kotak, pecahan pensel, bar anggaran

6. Aturan hitung ganda

Barang atau jasa yang sama muncul di beberapa dokumen (surat jalan dan fakturnya, bahan yang dibeli dan konfirmasi produksi yang memakainya…). Program menerapkan aturan berikut; aturan yang diterapkan tercantum satu per satu di daftar lipat Pemeriksaan hitung ganda (N) di bawah tab:

Aturan	Keterangan
Ç1 Surat jalan yang sudah difakturkan	Surat jalan yang sudah difakturkan tidak dihitung; pergerakan barang adalah baris faktur. Hanya surat jalan yang belum difakturkan (kiriman ke lokasi, pembelian yang fakturnya belum datang) yang dihitung.
Ç2 Beban pokok penjualan	Beban pokok penjualan ditambahkan hanya untuk kuantitas yang tidak dibeli atau diproduksi langsung dalam proyek: terjual − (dibeli + diproduksi), minimal nol. Barang yang dibeli untuk atau diproduksi dalam proyek sudah termasuk biaya.
Ç3 Pembelian yang terpakai dalam produksi	Bila komponen yang terpakai dalam konfirmasi juga dibeli untuk proyek, kuantitas yang terpakai (dengan harga satuan pembelian) dikurangkan dari bahan, karena biaya bahan konfirmasi sudah memuatnya.
Ç4 Faktur makloon	Bila konfirmasi memuat biaya makloon, faktur pembelian kontak makloon yang tertaut ke proyek tidak dihitung lagi (baris peringatan menyebut jumlahnya).
Ç5 Bulan pusat biaya	Jumlah pusat biaya suatu bulan diambil dari catatan biaya periode atau dari catatan biaya, tidak dari keduanya.
Ç6 Pesanan	Pesanan tidak masuk ke laba; hanya ditampilkan sebagai pesanan terbuka (backlog) dan komitmen.

Contoh perhitungan

Di proyek, faktur penjualan 200.000 dan satu retur penjualan 10.000 → Penjualan 190.000. Produk A terjual 100 buah; 60 buah dibeli untuk proyek seharga 60 × 500 = 30.000, sisa 40 buah × biaya satuan 450 = 18.000 menjadi beban pokok penjualan (Ç2). Komponen B dibeli untuk proyek 50 × 100 = 5.000; biaya bahan konfirmasi produksi 25.000 dan di dalamnya ada pemakaian 30 buah B → 30 × 100 = 3.000 dikurangkan dari bahan (Ç3). Bahan = 30.000 + 5.000 + 25.000 − 3.000 + 18.000 = 75.000. Konfirmasi memuat tenaga kerja 6.000 dan makloon 8.000; faktur 8.000 dari kontak makloon tidak dihitung lagi (Ç4). Baris ongkos angkut di faktur pembelian 4.500, pusat biaya 7.000. Biaya = 75.000 + 6.000 + 8.000 + 4.500 + 7.000 = 100.500; laba kotor 89.500; margin 89.500 / 190.000 = 47,11%.

7. Anggaran, komitmen, dan perkiraan laba

Di tab Anggaran Anda mengisi jumlah untuk tujuh pos (Penjualan, Material, Tenaga kerja, Makloon, Ongkos angkut, Biaya, Lainnya) lalu tekan Simpan; pos yang dikosongkan tidak memiliki anggaran. Anggaran penjualan adalah pendapatan yang diharapkan; pos lain adalah anggaran biaya.

Komitmen: sisa kuantitas × harga pesanan pembelian terbuka yang tertaut ke proyek (baris ongkos angkut ke ongkos angkut, sisanya ke bahan) + kuantitas × tarif makloon kiriman makloon yang belum dikonfirmasi (ke makloon). Di sisi penjualan, padanannya adalah pesanan penjualan terbuka (backlog).
Sisa = anggaran − realisasi − komitmen. Bila realisasi + komitmen melampaui anggaran, batang menjadi merah dan muncul peringatan "Anggaran … terlampaui: anggaran …, realisasi + komitmen …." Pada batang, bagian biru adalah realisasi, bagian oranye komitmen, dan garis hitam anggaran.
Perkiraan laba akhir proyek = penjualan + pesanan penjualan terbuka − biaya − komitmen: berapa hasil proyek bila pesanan hari ini difakturkan dan pesanan pembelian yang sudah dibuat tiba.

Contoh (lanjutan bagian 6): anggaran bahan 90.000, realisasi 75.000, sisa pesanan pembelian terbuka 20 × 500 = 10.000 → sisa 5.000, pemakaian (75.000 + 10.000) / 90.000 = 94,44%. Anggaran penjualan 250.000, pesanan penjualan terbuka 40.000 → sisa 250.000 − 190.000 − 40.000 = 20.000. Perkiraan laba akhir proyek = 190.000 + 40.000 − 100.500 − 10.000 = 119.500.

8. Linimasa

Di atas tab Linimasa ada garis per bulan untuk Pendapatan kumulatif (hijau), Biaya kumulatif (merah, putus-putus), dan Laba kumulatif (biru); di bawahnya dokumen tercantum menurut urutan tanggal: pesanan, faktur (penjualan/pembelian, retur), surat jalan, perintah produksi, konfirmasi produksi, nota, dan catatan biaya, beserta jumlahnya. Saat garis laba naik di atas nol menunjukkan bulan proyek mulai membiayai dirinya sendiri.

Proyek — Tab Tiket Waktu

9. Proyek virtual (kontak + tanggal)

Untuk melihat profitabilitas pekerjaan yang dokumennya tidak pernah diberi kode proyek, tekan Proyek virtual di kiri atas, pilih Kontak, Mulai, dan Selesai, lalu tekan Hitung. Faktur, surat jalan yang belum difakturkan, pesanan terbuka, dan perintah produksi dari pesanan kontak itu dalam rentang terpilih dihitung sebagai satu proyek; kotak, rincian per baris, aturan hitung ganda, dan grafik linimasa yang sama tampil. Proyek virtual tidak memiliki anggaran dan tidak ada yang disimpan.

10. Peringatan dan Studio Analitik

"Biaya satuan … produk tidak diketahui": biaya produk ini kosong; laba tampak lebih tinggi dari sebenarnya. Masukkan pembelian atau perbaiki biaya kartu stok.
"… konfirmasi memiliki jam kerja tetapi biaya tenaga kerja belum dicatat": jam personel dimasukkan tetapi tarif belum ditetapkan, sehingga tenaga kerja kurang dihitung.
"… pengiriman membawa dokumen proyek. Tarif ongkos angkut belum ditetapkan": biaya angkut perjalanan Pengiriman tidak dapat dihitung dari tarif; ongkos angkut hanya dari dokumen pembelian.
"Dokumen berisi kode proyek yang tidak terdefinisi: …" (di atas daftar proyek): ditemukan kode di kolom Proyek dokumen lama yang tidak punya proyek padanan. Bila Anda membuka proyek dengan kode yang sama, dokumen itu otomatis masuk ke proyek.
Studio Analitik: kubus Penjualan dan Produksi di Studio Analitik memiliki dimensi Proyek; seret ke baris atau kolom untuk membandingkan penjualan dan produksi antarproyek.

11. Menutup dan menghapus proyek

Tutup proyek yang selesai dengan mengubah statusnya menjadi Ditutup di tab Detail; dokumen tetap tertaut dan profitabilitas tetap terlihat, hanya proyek tidak lagi muncul di pemilih proyek dokumen baru. Hapus hanya berfungsi selama tidak ada dokumen yang tertaut; bila ada, muncul peringatan bahwa ada dokumen tertaut dan Anda diminta melepas tautan dulu atau menutup proyek. Menghapus juga menghapus anggaran proyek dan tidak menyentuh dokumen.

12. Izin

Tindakan	Syarat
Melihat proyek dan profitabilitas, proyek virtual	Administrator, atau Melihat proyek dan profitabilitas proyek, atau Membuka proyek, menautkan dokumen, dan anggaran, atau Laporan Umum.
Membuka, mengubah, menghapus proyek, menautkan/melepas dokumen, mengisi anggaran	Administrator atau Membuka proyek, menautkan dokumen, dan anggaran; pengguna hanya-baca tidak dapat menulis ("Pengguna hanya-baca tidak dapat menulis catatan proyek.").

Izin berada di grup Skenario kas, proyek, dan saran harga pada layar izin di Pengaturan › Pengguna. Kolom proyek di entri dokumen tidak ditampilkan kepada pengguna tanpa izin.

13. Di ponsel

Pada layar lebih kecil dari 7 inci (antarmuka Taman + Langkah) Proyek terbuka dengan daftar kartu: tiap kartu menampilkan kode proyek, lencana status, nama proyek, dan pelanggan. Mengetuk kartu membuka kartu profitabilitas proyek: kotak KPI yang sama (dua kolom), rincian per baris, batang anggaran, peringatan, dan grafik linimasa; ← Proyek kembali ke daftar. Tombol Proyek virtual (kontak + tanggal) di atas daftar membuka perhitungan proyek virtual di ponsel juga. Membuka proyek, menautkan dokumen, dan mengisi anggaran tidak tersedia di ponsel; dilakukan dari desktop.

Kartu keuntungan proyek di telepon

14. Pertanyaan yang sering diajukan

Pertanyaan	Jawaban
Mengapa pesanan terbuka tidak masuk laba?	Pesanan adalah pekerjaan yang belum terjadi (Ç6). Pesanan penjualan ditampilkan terpisah sebagai "Pesanan terbuka (backlog)" dan pesanan pembelian sebagai "Komitmen", dan keduanya masuk ke perkiraan laba akhir proyek.
Saya menautkan surat jalan dan fakturnya; apakah biaya dihitung dua kali?	Tidak. Surat jalan yang sudah difakturkan tidak dihitung (Ç1); di daftar "Pemeriksaan hitung ganda" terlihat baris "Surat jalan yang sudah difakturkan tidak dihitung dua kali."
Bisakah satu faktur dibagi ke dua proyek?	Tidak; satu dokumen hanya dapat berada di satu proyek pada satu waktu. Untuk membagi biaya bersama, gunakan pusat biaya proyek atau catatan biaya terpisah.
Faktur yang baru saya terbitkan tidak tampil di profitabilitas.	Periksa apakah proyek dipilih di kepala faktur (tab Dokumen). Bila ya, tekan Hitung ulang; hasil disimpan 60 detik.
Margin negatif, padahal kami tahu proyek ini untung.	Biasanya sebagian faktur penjualan belum ditautkan ke proyek, atau sebagian bahan yang dibeli untuk proyek dipakai di pekerjaan lain. Cari faktur yang kurang dengan Tautkan massal; periksa sumber di rincian per baris dan lepas tautan pembelian yang sebenarnya milik pekerjaan lain.

Panduan terkait: Entri Dokumen · Produksi · Kontrak Kerangka · Biaya Standar · Studio Analitik · Seluler.