Yardım › Depolar › Konsinye / Emanet

Konsinye / Emanet — Sıfırdan Rehber

Müşteriye "satarsan öde, satamazsan geri getir" diye mal bırakmak ya da tedarikçinin malını "kullandıkça faturala" diye depoda tutmak çoğu firmada ayrı bir defterde ya da hiç izlenmez; mal kaybolur, fatura unutulur, dönem sonunda kim ne kadar tüketti tartışılır. Konsinye / Emanet penceresi bu işi tek yerde tutar: anlaşmayı kurar, sevki ve alımı mülkiyeti bozmadan kaydeder, müşterinin tüketim bildirimini doğrudan faturaya çevirir, iadeyi ve sayım farkını yazar, dönem mutabakatında farkları gösterir ve muhasebede nazım hesaplarda izler.

1. Ne işe yarar: verilen ve alınan konsinye

Konsinyede iki şey birbirinden ayrılır: malın kime ait olduğu (mülkiyet) ve malın nerede durduğu (konum). Program her anlaşmayı bir yön ile kurar:

Verilen konsinyede sevk satış değildir: mal şirketin malı kalır, yalnız konumu müşteri olur; fatura, müşteri malı sattığını ya da kullandığını bildirdiğinde (tüketim bildirimi) kesilir. Alınan konsinyede tedarikçinin malı emanet depoda durur; siz onu satmadan ya da üretimde kullanmadan önce tüketim olarak alış faturasına bağlarsınız ve mal o an şirketin olur.

Pencere sekmeleri: Özet · Anlaşmalar · Konsinye stok · Hareketler · Mutabakatlar · Farklar. Belge numaraları belge serilerinden gelir: anlaşma KS2026000001, hareket KN2026000001 biçiminde.

Özet sekmesi müşterideki konsinyenin değerini (şirket malı), tedarikçi konsinyesini (değere girmez), aktif anlaşma sayısını, mutabakatı gecikmiş anlaşmaları, farklı taslak mutabakatları ve 90 günden uzun müşteride bekleyen konsinyeyi tek bakışta gösterir.

2. Anlaşma kurmak

Anlaşmalar › Yeni anlaşma (yetki: konsinye yönetimi). Alanlar:

• Yön ve Cari — verilen konsinyede müşteri, alınan konsinyede tedarikçi.
• Konsinye deposu — boş bırakırsanız program KNS-… adlı depoyu kendisi açar: verilen konsinyede mülkiyeti şirket, alınan konsinyede emanet (mal sahibi tedarikçi). Depo cariye bağlanır; başka müşterinin malıyla karışmaz.
• Çıkış deposu (şirket) verilen konsinyede malın çıktığı depodur; alınan konsinyede Tüketimde malın gireceği şirket deposu sorulur.
• Fiyat kuralı — Fiyat listesi (fiyat motoru): tüketim faturası normal satıştaki gibi fiyat listesinden fiyatlanır; Anlaşma fiyatı (sabit): her kalemin anlaşmadaki birim fiyatı ve iskontosu kullanılır.
• Kalemler — izinli ürünler, anlaşma fiyatı ve tavan. Tavan, müşteride aynı anda bulunabilecek en çok miktardır; sevk tavanı aşarsa kayıt reddedilir. Kalem listesi boşsa stok tutan her ürün konsinyeye konabilir; sabit fiyat kuralında her ürüne birim fiyat gerekir.
• Mutabakat periyodu (haftalık / aylık / üç aylık), Vade (gün) — tüketim faturasının vadesi, En geç iade (gün), geçerlilik tarihleri, para birimi ve not.

Anlaşma kartında Pasife al / Aktifleştir / Kapat düğmeleri vardır. Konsinye bakiyesi sıfırlanmadan anlaşma kapatılamaz. Hareketi olan anlaşma silinemez (kapatılır); hareketi olan anlaşmada cari, yön ve konsinye deposu da değiştirilemez. Hareketsiz anlaşma silinince otomatik açılan depo da kaldırılır.

3. Sevk ve alım

• Konsinye sevk (verilen): çıkış deposundan konsinye deposuna iki taraflı ambar fişi yazılır. Şirket stoğu ve değeri değişmez, yalnız konum değişir; lotlar FEFO sırasıyla taşınır. KDV doğmaz, fatura kesilmez.
• Konsinye alım (alınan): emanet depoya tek taraflı giriş fişi yazılır. Fatura ve cari hareket yoktur; mal şirket stoğuna ve değerine girmez, satış belgesi seçicisinde görünmez, üretimde kullanılamaz.
• Tek harekette en çok 300 kalem olabilir. Ürün anlaşmanın kalem listesinde yoksa ya da stok kartı konsinyeye uygun değilse (stok tutmayan kart) kayıt reddedilir.

4. Tüketim bildirimi → fatura

Müşteri "şu kadarını sattım/kullandım" dediğinde anlaşma kartında Tüketim bildirimi açılır. Yalnız bakiyesi olan ürünler seçilebilir.

• Tarihi, Bildiren (müşteri yetkilisi) adını ve ürün/miktarları girin. Fiyat kuralı fiyat listesiyse fiyatı isterseniz elle de yazabilirsiniz.
• Faturayı önizle: fatura türü (verilende satış, alınanda alış), depo, vade, fiyatın kaynağı (anlaşma fiyatı / fiyat listesi / konsinye defter değeri / elle girilen), kalemler, KDV ve KDV hariç toplam görünür.
• Faturayı kes: fatura, fatura ekranındaki kurallarla yazılır — belge serisi, fiyat kuralları, kredi limiti kapısı, KDV ve cari alacak/borç aynen uygulanır. Konsinye bakiyesi faturalanan miktar kadar düşer; hareket faturaya bağlanır.
• Verilen konsinyede satış faturasının deposu konsinye deposudur, mal oradan düşer. Alınan konsinyede alış faturası seçtiğiniz şirket deposuna girer (stok + maliyet + KDV indirimi + tedarikçi borcu) ve emanet depodan aynı miktar çıkar; fiziksel toplam değişmez.

Kredi limiti onayı ve "Faturayı bağla"

Müşterinin kredi limiti onay gerektiriyorsa fatura hemen yazılmaz: "Fatura onay bekliyor (kredi limiti)" mesajı çıkar ve istek onay kuyruğuna gider. Onaylanıp fatura yazıldıktan sonra tüketim formunun altındaki Kesilmiş bir faturayı tüketime bağla bölümüne faturanın sıra numarasını girip Faturayı bağlaya basın. Faturanın cari, depo ve kalemleri bu tüketimle uyuşmazsa bağlama reddedilir. Limit "engelle" kipindeyse fatura hiç yazılmaz ve konsinye bakiyesi değişmez.

5. İade

Verilen konsinyede müşteri satamadığı malı geri getirir: konsinye deposundan İadenin gireceği depoya ambar fişi yazılır. Alınan konsinyede satılmayan mal tedarikçiye geri gider: emanet depodan tek taraflı çıkış. Anlaşmadaki En geç iade (gün) süresi yaşlandırmada hatırlatıcıdır; iade bakiyeden fazla olamaz.

6. Sayım

Müşteride sayım yapıldığında Sayım formu bakiyedeki ürünleri defter miktarıyla doldurur; sayılan miktarı yazın. Kaydedilen, fark = sayılan − deftertir ve tek taraflı düzeltme fişi olarak işlenir. Sayım defterle aynıysa kayıt yazılmaz. Eksik çoğunlukla bildirilmemiş tüketimdir: önce tüketim bildirimini (ve faturayı) deneyin, kalan açıklanamayan farkı sayım olarak yazın.

7. Geri alma (ters kayıt)

Yanlış bir hareket silinmez. Anlaşma kartındaki hareket satırında Geri ala basıp en az 3 karakterlik bir gerekçe yazın (yetki: konsinye yönetimi). Program ters stok fişini ve ters defter kaydını yazar, harekete "Geri alındı" işareti koyar ve ters belgeyi numaralar; numara asla yeniden kullanılmaz.

Tüketim geri alınırken bağlı fatura önce silinir — sizin oturumunuzla, fatura silme kuralları ve yetkileri aynen uygulanır; fatura silinemezse geri alma da yapılmaz. Verilen konsinyede fatura silinince mal konsinye deposuna kendiliğinden döner; alınan konsinyede emanet depoya giriş fişi yazılır.

8. Dönem mutabakatı

Anlaşma kartında Mutabakat bölümü dönem başı ve sonunu periyottan önerir. Önizle ile her ürün için şu satır çıkar:

Üç fark türü işaretlenir ve her birine öneri yazılır: defter farkı (kalan ≠ depoda — konsinye dışı bir belge depoya dokunmuş ya da tüketim faturası silinmiş olabilir), fatura farkı (tüketilen ≠ faturalanan — fatura sonradan düzenlenmiş olabilir, faturayı kontrol edin) ve sayım farkı (sayılan ≠ kalan — eksikse tüketim olarak faturalayın, fazlaysa sayım farkını düzeltin). Mutabakatı kaydet taslak kaydeder; konsinye yönetimi yetkisi olan kullanıcı Onaylar. Onaylı mutabakat değiştirilemez, taslak silinebilir.

Periyodu geçmiş ama mutabakatı yapılmamış anlaşmalar Özet sekmesinde Mutabakatı gecikmiş anlaşmalar olarak listelenir; kayıtlı mutabakatlar Mutabakatlar sekmesindedir.

9. Konsinye stok ve yaşlandırma

Konsinye stok sekmesi cari × ürün × lot bazında bakiyeyi, değeri, ilk girişi ve son hareketi gösterir. Yaşlandırma ilk girişten bugüne sayılır ve dört kovaya ayrılır: 0-30, 31-60, 61-90 gün ve 90 günden eski (kırmızı). Yön süzgeciyle yalnız müşterideki malımızı ya da yalnız bizdeki tedarikçi malını görebilirsiniz. Birim maliyeti bilinmeyen kalemler değersiz izlenir ve uyarıda adlarıyla listelenir.

10. Farklar raporu

Farklar sekmesi bugünkü konsinye defterini (anlaşma bakiyesi) konsinye deposunun gerçek mevcuduyla karşılaştırır. Satır varsa, konsinye penceresi dışında bir belge (elle ambar fişi, başka bir fatura) bu depoya dokunmuş demektir. Ayrıca tüketime bağlanmış ama sonradan silinmiş faturalar "fatura silinmiş" ile listelenir — o tüketim hareketini geri alın. Hiç fark yoksa "Fark yok: bütün konsinye depoları defterle uyumlu" yazar.

11. Cari kartında Konsinye sekmesi

Cari kartının Konsinye sekmesi o carinin anlaşmalarını, konsinye deposunu, konsinye bakiyesini ve son hareketlerini salt okunur gösterir. İşlem yapmak için Konsinye penceresinde aça basın; pencere o cari süzülmüş olarak açılır.

12. Telefonda (Bahçe + Adım)

Telefonda pencere müşterideki satış temsilcisi için üç adımla açılır:

1. 1. Anlaşma — müşteri ya da anlaşma arayın; aktif anlaşmalar kart olarak listelenir (yetkiniz varsa + Yeni anlaşma).
2. 2. Müşterideki stok — ürün, miktar, değer ve en eski gün kartları; büyük düğmeler: Tüketim bildir, Konsinye sevk (ya da alım), İade, Sayım, Dönem mutabakatı; altında son hareketler.
3. 3. İşlem — tüketim bildirimi kendi içinde üç adımdır: 1 Ürün ve miktar → 2 Önizleme → 3 Fatura. Telefondan girilen hareketlerin kaynağı "Mobil" olarak izlenir.

Kredi limiti onayından sonra kesilmiş bir faturayı tüketime bağlama işi masaüstündedir. Ayrıntı: Mobil.

13. Stok değerleme ve Patron Panosu

• Firma raporlarındaki stok değerlemede müşterideki konsinye şirket malıdır ve stok değerine dâhildir; konumu ayrı satırda "Müşteride konsinye (şirket malı)" olarak gösterilir.
• Tedarikçiden konsinye alınan mal şirket malı değildir: "Tedarikçi konsinyesi (değere girmez)" bilgi satırında görünür, genel görünümde miktardan düşülür. Bu ayrım yalnız bugünkü bakiyeyle yapılabilir; geçmiş tarihli raporda uyarı çıkar.
• Patron Panosu stok sağlığı kutusunda bağlı paranın altında "… müşteride konsinye" dilimi gösterilir.

14. Muhasebe: nazım hesaplar

Konsinye hareketleri Muhasebe otomasyonunda nazım (bilanço dışı) hesaplarda izlenir; tutar, hareketin konsinye defter değeridir:

Nazım hesaplar mizanda görünür ama bilançoya, gelir tablosuna ve nakit akışına girmez. Sevk ambar fişi olduğu için 153 Ticari Mallar hareket etmez (mal hâlâ bizimdir). Tüketim faturası normal satış (120 / 600 / 391 + satılan malın maliyeti) ya da alış (153 / 191 / 320) kurallarından geçer — konsinye için ayrı kural gerekmez. Endonezya'nın SAK EP düzeninde nazım sınıfı olmadığından N- önekli bilanço dışı izleme hesapları kullanılır.

15. KDV / PPN

Türkiye: konsinye sevk teslim sayılmaz; KDV, malın müşteri tarafından satıldığı/tüketildiği anda doğar (KDV Kanunu md. 10/a) — bu yüzden sevk KDV'siz, tüketim faturası KDV'lidir. KDV aylık dökümünde konsinye bilgi bölümü dönemdeki tüketim faturalarının sayısını, matrahını ve KDV'sini gösterir; bu tutar hesaplanan KDV'ye zaten dâhildir, ayrıca eklenmez.

Endonezya: UU PPN 42/2009 ile konsinye teslim ("penyerahan secara konsinyasi") teslim sayılmaktan çıkarılmıştır; PPN, konsinye alan malı sattığında doğar. PPN dökümünde de aynı bilgi bölümü vardır. Bu mevzuat özetidir; kendi durumunuz için mali müşavirinizle / vergi danışmanınızla doğrulayın.

16. Yetkiler

Ayarlar › Kullanıcılar › izinler, Konsinye / emanet grubu:

• Konsinye hareketleri (sevk, alım, tüketim, iade, sayım) — hareket girer, mutabakat taslağı kaydeder.
• Konsinye anlaşmaları, mutabakat onayı ve geri alma — anlaşma açar/düzenler/kapatır, mutabakatı onaylar, hareketi geri alır.
• İkisinden biri pencereyi okumaya yeter; yönetici her şeyi görür. Salt okunur kullanıcı konsinye kaydı değiştiremez.
• Tüketim faturası sizin oturumunuzla yazılır: satış/alış faturası yetkileri ve kredi limiti kapısı fatura ekranındaki gibi uygulanır.

17. Sık sorulanlar

• Sevk ettim ama stok düşmedi? Doğru: konsinye sevk satış değildir, mal şirketin malı kalır. Stok, müşteri tüketimi bildirilip fatura kesilince düşer.
• Tedarikçinin malını neden satamıyorum? Emanet depodaki mal şirket malı değildir. Önce Tüketim ile alış faturasına bağlayın; mal şirket deposuna geçer.
• Tüketim faturasını fatura ekranından sildim, ne olur? Mal konsinye deposuna döner ama hareket bağlı kalır; Farklar sekmesinde "fatura silinmiş" olarak görünür — hareketi geri alın.
• "Anlaşmadaki konsinye tavanı aşılıyor" — sevk sonrası müşterideki miktar tavanı geçiyor. Önce tüketim ya da iade alın veya anlaşmada tavanı artırın.
• "Konsinye tabloları (EM_*) bu firmada henüz kurulmamış" — tablolar Java sunucusu firmayı açarken kurulur; sistem yöneticisinden Java servisini yeniden başlatmasını isteyin.
• Müşteri kendi tüketimini bildirebilir mi? Müşteri portalı için bağlantı noktası hazırdır (kaynak "Müşteri portalı"); portal ayrı bir iş olarak geliştirilecektir. Bugün tüketim masaüstünden ya da telefondan girilir.

İlgili rehberler: Depolar › Emanet · Belge girişi · Kredi limiti · Muhasebe · Tüm modüller.