Yardım › Satın Alma › Gelen Fatura OCR

Gelen Fatura OCR — Sıfırdan Rehber

Tedarikçiden gelen her faturayı satır satır elle yazmak hem zaman alır hem de hata üretir. Gelen Fatura OCR faturanın PDF'ini, fotoğrafını ya da e-Fatura/e-Faktur XML'ini okur ve size doldurulmuş bir alış faturası taslağı hazırlar. Siz yalnız kontrol eder, gerekirse düzeltir ve onaylarsınız.

1. Ne yapar?

1. Okur: tedarikçi faturasının PDF'i, fotoğrafı ya da e-Fatura/e-Faktur XML'i yüklenir.
2. Taslak hazırlar: başlık (tedarikçi, fatura no, tarih, vade, tutarlar) ve kalemler çıkarılır; her alanın bir güven puanı vardır.
3. Siz kontrol edersiniz: alanları ve stok eşlemelerini düzeltirsiniz.
4. Onaylarsınız: normal bir alış faturası yazılır. Kesin numara AF belge serisinden gelir; tevkifat, KDV ve tutarlar sunucuda, faturanın normal yolunda hesaplanır.

2. Belge nasıl okunur?

Okuma sırası en doğrudan en zayıfa doğrudur; ilk başarılı yol kullanılır:

1. XML — dosyanın kendisi e-Fatura (UBL) ya da e-Faktur XML'i ise ya da PDF'in içine UBL eki gömülüyse doğrudan okunur. Güven %99.
2. PDF metin katmanı — bilgisayarda üretilmiş PDF'lerin metni Poppler pdftotext ile okunur; tablo sütunları başlıklardan bulunur.
3. Görüntü OCR — fotoğraf ya da taranmış PDF, Windows'un yerleşik OCR motoruyla okunur. Motor yoksa "elle giriş" taslağı açılır: belge görüntüsü yanda durur, alanları siz doldurursunuz.

Sınırlar: dosya en fazla 10 MB; PDF, JPG, PNG ya da XML; çok sayfalı belgede ilk 20 sayfa işlenir. 30 saniyeden uzun süren işleme arka planda sürer; belge listede İşleniyor olarak görünür, bitince taslak kendiliğinden açılır.

3. Fatura yükleme

Pencere dock'ta Satın Alma grubunda, Gelen Fatura OCR adıyla durur. Dosyayı pencereye sürükleyip bırakın ya da Dosya seç düğmesini kullanın. Aynı dosya ikinci kez yüklenirse yeni taslak açılmaz; o dosyanın mevcut taslağı açılır. Soldaki Belgeler listesinde taslakları durumuna göre (İşleniyor, Onay bekliyor, Onaylandı, Reddedildi, Okunamadı) süzebilir, fatura no, tedarikçi ya da dosya adıyla arayabilirsiniz.

4. Taslak ekranı

Solda belgenin kendisi, sağda okunan bilgiler durur; ikisini yan yana karşılaştırarak kontrol edersiniz.

• Belge görüntüsü: PDF sayfası ya da fotoğraf; sayfalar arasında geçilir. Okunan metni göster programın belgeden çıkardığı düz metni gösterir.
• Tedarikçi: belgedeki VKN/NPWP ile cari kartı otomatik bulunur. Aynı VKN birden çok cari kartında varsa belgedeki ünvana en yakın olan ya da en son alış yapılan kart önerilir ve güveni sarı gösterilir; gerekirse aramadan başka kart seçersiniz.
• Fatura bilgileri: tedarikçi fatura no, fatura tarihi, vade, vergi no, para birimi, ara toplam, KDV toplamı ve genel toplam. Düzelttiğiniz alan "düzeltildi" işareti alır.
• Kalem tablosu: faturadaki açıklama, stok kartı seçici (adaylar ve arama), miktar, birim, birim fiyat, iskonto %, KDV %, tutar ve okuma güveni. Satırı Çıkar ile dışarıda bırakır, Geri al ile geri getirirsiniz; + Kalem ekle okunmayan bir satırı elle ekler.
• Toplam şeridi: kalemlerden hesaplanan genel toplam ile belgedeki genel toplam yan yana; "Toplamlar tutuyor" ya da "tutmuyor" yazar.
• Uyarılar: satır aritmetiği tutmuyor, KDV dâhil fiyat hariçe çevrildi, birim ana birime çevrildi, belgede tevkifat var, mükerrer olası fatura gibi durumlar taslağın üstünde listelenir.

5. Stok kartı eşleme

Her kalem için stok kartı şu sırayla aranır; ilk bulunan kullanılır:

1. Tedarikçi şablonu — daha önce onayladığınız eşleme (bkz. bölüm 8).
2. Tedarikçinin ürün kodu = stok kodu — satırdaki kod bir stok koduyla birebir aynıysa.
3. Parça numarası — açıklamada geçen parça numarası (ör. 0CW398051) stok kartında varsa.
4. Önceki alışlar — tedarikçiden daha önce alınan kalemlerin açıklamalarına benzerlik.
5. Ad benzerliği — stok adına benzerlik; ancak en iyi aday ikinciden açıkça ayrışıyorsa kabul edilir, yoksa satır boş kalır.

Her kalemde stok kartı zorunludur: kartı seçilmemiş satır varken onay verilmez. Miktar ve fiyat kartın ana birimine çevrilir (ör. faturada 2 koli, kartta 1 koli = 12 adet ise 24 adet ve adet fiyatı); çevrim yapıldığında satırda uyarı görünür.

6. Açık alış siparişi önerisi (3 yönlü eşleştirme)

Tedarikçinin açık alış siparişleri taslağın kalemleriyle karşılaştırılır; uyan sipariş kutuda önerilir. Rozetler:

• Kapsama % — taslak kalemlerinin ne kadarının siparişte olduğu.
• Sipariş kalanından fazla — faturadaki miktar siparişte kalan miktarı aşıyor.
• Fiyat farkı var — faturadaki fiyat sipariş fiyatından farklı.

Siparişten faturala seçilirse siparişin kalan miktarı düşer, faturaya sipariş bağı yazılır ve faturaya faturadaki gerçek fiyatlar yazılır; fiyat farkı varsa Satın Alma › Fatura eşleştirme kuyruğunda görünür ve orada karara bağlanır. Seçilmezse (Siparişsiz yaz) siparişe bağlı olmayan normal bir alış faturası yazılır.

7. Onay, red ve silme

Onayla → alış faturası düğmesi faturayı yazar ve fatura kartını açar. Faturanın açıklamasına "Tedarikçi fatura no: …" yazılır; böylece tedarikçinin kendi numarasıyla da arayabilirsiniz. Onaydan önce eksik ya da hatalı alan varsa (tedarikçi, fatura tarihi, en az bir kalem, her kalemde stok kartı ve sıfırdan büyük miktar) onay verilmez ve eksikler gösterilir.

• Reddet — taslak bir red nedeniyle kapatılır; fatura yazılmaz.
• Sil — taslağı ve yüklenen dosyayı siler. Onaylanmış taslak silinemez; önce faturayı silmeniz gerekir.
• Yeniden oku — belgeyi (güncel tedarikçi şablonuyla) baştan işler; elle yaptığınız düzeltmeler silinir, bu yüzden onay ister.

8. Tedarikçi şablonları

Bir taslağı onayladığınızda program o tedarikçi için kendiliğinden öğrenir. Aynı tedarikçinin ikinci faturasında eşlemeler şablondan gelir ve güven yükselir. Öğrenilen kurallar:

• Açıklama → stok: faturadaki satır açıklaması hangi stok kartına karşılık geliyor.
• Tedarikçi kodu → stok: tedarikçinin ürün kodu hangi stok koduna karşılık geliyor.
• Birim eşlemesi, KDV dâhil fiyat (tedarikçi fiyatları KDV dâhil mi yazıyor) ve fatura no deseni.

Kurallar pencerenin Tedarikçi şablonları sekmesinde tedarikçi seçilerek görülür; buradan kural eklenir ya da silinir. Şablonu değiştirmek onay yetkisi ister.

9. Telefonda (Bahçe + Adım)

7 inçten küçük ekranlarda pencere üç adımlı sihirbaz olarak açılır; üstte Taslaklar listesi de vardır:

1. Çek — kamerayla faturanın fotoğrafını çekin ya da PDF/XML seçin. Kamera için tarayıcı HTTPS adresi ister; yöneticinizden telefon için verilen HTTPS adresini isteyin.
2. Kontrol et — tedarikçi, fatura bilgileri ve kalemler kart kart gösterilir; düzeltip kaydedersiniz.
3. Onayla — onay yetkiniz varsa alış faturası yazılır; yoksa taslak onay bekleyen olarak kalır.

10. Nabız'da "Sırada"

Nabız ana ekranının Sırada bölümünde onay bekleyen fatura taslağı sayısı görünür; dokununca pencere açılır. 24 saatten uzun süredir bekleyen taslak ya da okunamayan belge varsa satır kırmızı gösterilir.

11. Yetkiler

Kullanıcı yönetimi › Gelen fatura OCR başlığı altında iki izin vardır:

Onay ayrıca kullanıcının alış faturası giriş yetkisini ister; fatura, kullanıcının kendi oturumuyla normal fatura yolundan yazılır. Rol şablonları: Satınalma ve Muhasebe iki izni de, Finans yalnız ilkini alır.

12. Sık sorunlar

• "Görüntü OCR yok" rozeti: sunucuda görüntü OCR motoru yok; PDF metin katmanı ve XML yine okunur, fotoğraflar elle giriş taslağı olarak açılır. Yöneticinize bildirin.
• Toplam tutmuyor: genellikle bir satır eksik ya da iki kez okunmuştur. Belge görüntüsüyle satır satır karşılaştırın; eksik satırı + Kalem ekle ile ekleyin, fazlasını Çıkar ile dışarıda bırakın.
• Fotoğrafta Türkçe karakter hataları (ı, ş, ğ, İ): Türkçe OCR dil paketi kurulu değildir; bölüm 2'deki komutla kurulabilir. PDF metin katmanında bu sorun olmaz.
• En doğru sonuç: e-Fatura PDF'inin içinde XML eki varsa (çoğu e-Fatura portalı ekler) doğrudan o okunur ve sonuç %99 güvenle gelir; mümkünse tedarikçiden XML'i ya da XML ekli PDF'i isteyin.

İlgili rehberler: Satın Alma · Belge Serileri · Belge Girişi · Mobil Arayüzler