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Les factures arrivées OCR — Un guide de Scratch

La livraison de chaque facture fournisseur en ligne prend du temps et provoque des erreurs. Les factures arrivées OCR Lire la facture PDF, Photo ou facture électronique / facture électronique XML et préparer un remplissage Projet de facture d'achat pour vous. Vous ne le vérifiez que, corriger si nécessaire et l’approuver.

1. Qu’est-ce que ça fait?

1. Lire: Le facturateur fournisseur PDF, Photo ou facture électronique / facture électronique XML est enlevée.
2. Préparer un projet: le titre (supplier, facture non, date, date déterminée, montants) et les articles sont extraits; chaque champ a un Le score de confiance.
3. Vous le vérifiez: Vous corrigez les champs et les matchs de stock.
4. Vous l’approuvez: Une facture d'achat normale est écrite. le numéro final vient du AF la série de documents ; retrait, VAT et les montants sont calculés sur le serveur tout au long du chemin normal de la facture.

2. Comment est-il lu le document?

La lecture va du plus précis à la source la plus faible ; le premier chemin qui fonctionne est utilisé :

1. XML — Si le fichier est un facturateur (UBL) ou facture électronique XML, ou a UBL L’adhésion est intégrée dans le PDF, Il est écrit en direct. confidence 99%.
2. PDF Le texte couverture — le texte des PDF générés par ordinateur est lu avec Poppler pdftotext; les colonnes de table sont trouvées dans les titres.
3. Image OCR — Une photo ou un scan PDF Il est lu avec le Windows intégré OCR Si le moteur n'est pas disponible, un projet d'entrée manuelle s'ouvre : l'image du document reste à côté et vous remplissez les champs.

Les limites: Le fichier peut être le plus 10 MB; PDF, JPG, PNG ou XML; Dans un document multi-page, le premier 20 Les pages sont traitées. Un traitement qui prend plus de temps que 30 les secondes continuent dans le fond; le document apparaît sur la liste comme Traitement Le projet s’ouvre en lui-même quand il est terminé.

3. Lettre une facture

Dans le couloir, la fenêtre est assise dans la Achat groupe sous le nom Les factures arrivées OCR. Tirez et jeter le fichier dans la fenêtre ou utiliser le Choisir le fichier Le bouton. Si le même fichier est téléchargé une seconde fois, aucun nouveau projet ne sera créé; le projet existant pour ce fichier s'ouvre. Documents liste à gauche vous pouvez filtrer les dessins par état (Troitement, attente d'approbation, approuvé, rejeté, ne peut pas être lu) et rechercher par facture non, fournisseur ou nom de fichier.

4. Le projet d'écran

Le document lui-même est à gauche et les informations lues en lui sont à droite; vous vérifiez en les comparant de côté en côté.

• Image de document: Le PDF page ou photo; vous pouvez déplacer entre pages. Afficher le texte reconnu Il montre le texte plain du programme extrait du document.
• fournisseur: La carte de compte est automatiquement trouvée à partir du VKN/NPWP dans le même document, si la même taxe ID Il existe sur plusieurs cartes de compte, l'une la plus proche du nom sur le document, ou celle avec la dernière achat, est suggérée et sa confiance est affichée en jaune; si nécessaire, vous choisissez une autre carte de la recherche.
• Les détails de facture: facture fournisseur non, date de facture, date déterminée, taxe ID, monnaie, sous-total VAT Total et grand total. Un champ que vous avez correctement obtient la marque «correctionnée».
• Table de l'article: la description sur la facture, le piqueur de carte d'action (candidats et recherche), quantité, unité, prix d'unité, rabais %, VAT % de la quantité et de la confiance en lecture. Vous laissez une ligne avec Supprimer et le ramener avec et; + Ajouter des éléments Il ajoute une ligne qui n'a pas été lu.
• Total de strip: le grand total calculé des éléments et le grand total sur le document, de côté à côté; il dit «Total match» ou «no match».
• Avertissement: des situations telles que l'arithmétique de la ligne ne correspond pas, VAT-Le prix inclusif converti en exclusif, l'unité converti en unité principale, retenue sur le document ou une facture dupliquée possible sont énumérés au-dessus du projet.

5. Les cartes de stock correspondent

Pour chaque élément, la carte d'action est recherchée dans cette ordre ; le premier match est utilisé :

1. Le fournisseur de template — Un match que vous avez approuvé auparavant (voir rubrique 8).
2. Code de produit du fournisseur = code stock — Si le code sur la ligne est exactement un code stock.
3. Nombre de partie — Si un numéro de partie dans la description (par exemple, 0CW398051) Il existe sur une carte stock.
4. Achats précédents — similitude aux descriptions des articles achetés par le fournisseur précédemment.
5. Nom similaire — similitude au nom de stock; il n'est accepté que si le meilleur candidat se distingue clairement du second, sinon la ligne reste vide.

Une carte de stock est requises sur chaque élément : l'approbation est refusée tandis que n'importe quelle ligne n'a pas de carte sélectionnée. Unité principale (dont le g 2 Les boîtes sur la facture, 1 Boîte = 12 PC sur la carte donne 24 pcs et le prix par pièce ; un avertissement apparaît sur la ligne lorsqu'une conversion est effectuée.

6. La commande d’achat est ouverte (3-Le moyen de matching)

Les commandes d'achat ouvertes du fournisseur sont comparées aux articles du projet; une commande correspondante est proposée dans une boîte.

• couverture % — Combien de points du projet sont dans l'ordre.
• Plus que l’équilibre de commande — La quantité sur la facture dépasse la quantité restée sur la commande.
• Différence de prix — Le prix sur la facture diffère du prix de commande.

Si facture de l'ordre est sélectionnée, la quantité restante de l'ordre est réduite, le lien d'ordre est écrit sur la facture, et le Prix réels sur la facture sont écrits à ce sujet; toute différence de prix apparaît dans l’achat › Compte de matching Il est décidé et décidé là. Si vous n’avez pas choisi (Écrire sans ordre), Une facture d'achat normale non liée à une commande est écrite.

7. Approuvez, rejetez et supprimez

Le Approuvez la facture d'achat Le bouton écrit la facture et ouvre la carte de facture. "Fontaine du fournisseur pas:..." est écrit dans la description de la facture, vous pouvez donc également rechercher par le numéro propre du fournisseur. Si un champ est manqué ou erroné avant l'approbation (supplier, date de facture, au moins un élément, une carte d'action et une quantité supérieure à zéro sur chaque élément), l'approbation est refusée et les lacunes sont indiquées.

• rejeté — Le projet est fermé avec une raison de refus; aucune facture n'est écrite.
• Supprimer — supprimer le projet et le fichier téléchargé. un projet approuvé ne peut pas être supprimé; vous devez supprimer la facture d'abord.
• Lire encore — traite le document de la décharge (avec le modèle actuel du fournisseur); vos corrections manuelles sont supprimées, donc il demande une confirmation.

8. Modèles de fournisseur

Lorsque vous approuvez un projet, le programme Apprendre automatiquement sur la deuxième facture du même fournisseur, les matchs viennent du modèle et la confiance monte.

• Description de stock: à laquelle une carte de stock une description de la ligne sur la facture correspond.
• Code de fournisseur → stock: à quel code stock le code produit du fournisseur correspond.
• Unité de cartographie, VAT-Prix inclus (le fournisseur indique les prix, y compris VAT) et le Les factures sans modèle.

Les règles sont affichées dans la fenêtre Modèles de fournisseur la barre après avoir choisi un fournisseur; les règles peuvent être ajoutées ou supprimées. Changement d'un modèle nécessite l'autorisation d'approbation.

9. Sur le téléphone (Garden + étapes)

Sur les écrans en bas 7 La fenêtre s'ouvre comme un sorcier à trois étapes ; il y a aussi une Projets Liste au sommet :

1. capture — Prenez une photo de la facture avec la caméra ou choisissez un PDF/XML. Le navigateur a besoin d’un HTTPS adresse de la caméra; demandez à votre administrateur pour HTTPS Adresse fournie aux téléphones.
2. Vérifier — fournisseur, les détails de facture et les articles sont affichés par carte par carte; vous corrigez et enregistrez.
3. Approuvé — si vous avez une autorisation d'approbation, la facture d'achat est écrite; sinon le projet de loi reste en attente d'approbation.

10. « Le Puls » dans le Puls

Le Queo la section de l'écran principal de Pulse montre le nombre de projets de factures attendant l'approbation; en le tapant, la fenêtre s'ouvre. 24 les heures ou un document ne pouvait pas être lu, la ligne est affichée dans Rouge.

11. Les permis

En gestion des utilisateurs » Les factures arrivées OCR Il y a deux permis :

L’approbation requiert également l’utilisateur Entrée de facture d'achat autorisation ; la facture est écrite à travers le chemin de facturation normal avec la session de l’utilisateur. Les modèles de rôle : Achat et Comptabilité Obtenez les deux permis, Finance Seul le premier.

12. Problèmes communs

• "pas d'image OCR" Bandeur: Le serveur n'a pas d'image OCR Le moteur ; le PDF Le texte et XML Les photos sont encore lues, ouvertes comme des dessins d'entrée manuels.
• Les Totals ne se sont pas réunies: généralement une ligne est manquante ou a été lu deux fois. Comparaison de la ligne par ligne avec l'image du document; ajoutez la ligne manquante avec + Ajouter des éléments et laisse le plus avec Supprimer.
• Les erreurs de caractère turc dans les photos (ı, ş, ğ, İ) : le turc OCR le pack de langue n'est pas installé ; il peut être installé avec le commentaire dans la section 2. Le PDF Le texte n’a pas ce problème.
• Le résultat le plus précis: Si la facture électronique PDF Il a un XML l'annexe à l'intérieur (la plupart des portails de facture électronique ajouter un), qui est lu directement et le résultat vient avec 99% de confiance; si possible, demandez au fournisseur pour XML ou a PDF Avec le XML attachée.

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