Bantuan › Pembelian › OCR Faktur Masuk

OCR Faktur Masuk — Panduan dari Nol

Mengetik setiap faktur pemasok baris demi baris memakan waktu dan menimbulkan kesalahan. OCR Faktur Masuk membaca PDF, foto, atau XML e-Fatura/e-Faktur faktur dan menyiapkan draf faktur pembelian yang sudah terisi. Anda cukup memeriksa, memperbaiki bila perlu, lalu menyetujuinya.

1. Apa fungsinya?

1. Membaca: PDF, foto, atau XML e-Fatura/e-Faktur dari faktur pemasok diunggah.
2. Menyiapkan draf: header (pemasok, nomor faktur, tanggal, jatuh tempo, jumlah) dan item diekstrak; setiap kolom memiliki skor keyakinan.
3. Anda memeriksa: Anda memperbaiki kolom dan pencocokan stok.
4. Anda menyetujui: faktur pembelian biasa ditulis. Nomor final berasal dari seri dokumen AF; pemotongan PPN, PPN, dan jumlah dihitung di server melalui jalur faktur yang biasa.

2. Bagaimana dokumen dibaca?

Pembacaan berjalan dari sumber paling akurat ke yang paling lemah; jalur pertama yang berhasil yang dipakai:

1. XML — jika berkasnya sendiri XML e-Fatura (UBL) atau e-Faktur, atau lampiran UBL tertanam di dalam PDF, langsung dibaca. Keyakinan 99%.
2. Lapisan teks PDF — teks PDF yang dibuat komputer dibaca dengan Poppler pdftotext; kolom tabel dikenali dari judulnya.
3. OCR gambar — foto atau PDF hasil pindai dibaca dengan mesin OCR bawaan Windows. Jika mesin tidak ada, draf "input manual" dibuka: gambar dokumen tetap tampil di samping dan Anda mengisi kolomnya.

Batasan: berkas maksimal 10 MB; PDF, JPG, PNG atau XML; pada dokumen banyak halaman, 20 halaman pertama yang diproses. Pemrosesan yang lebih dari 30 detik berlanjut di latar belakang; dokumen tampil di daftar sebagai Diproses dan draf terbuka sendiri setelah selesai.

3. Mengunggah faktur

Di dock, jendela ini berada di grup Pembelian dengan nama OCR Faktur Masuk. Seret dan lepas berkas ke jendela atau gunakan tombol Pilih berkas. Jika berkas yang sama diunggah kedua kali, draf baru tidak dibuat; draf yang sudah ada untuk berkas itu yang dibuka. Di daftar Dokumen sebelah kiri, draf dapat difilter menurut status (Diproses, Menunggu persetujuan, Disetujui, Ditolak, Tidak dapat dibaca) dan dicari menurut nomor faktur, pemasok, atau nama berkas.

4. Layar draf

Dokumen aslinya ada di kiri dan informasi yang terbaca ada di kanan; Anda memeriksa dengan membandingkan keduanya berdampingan.

• Gambar dokumen: halaman PDF atau foto; bisa berpindah antarhalaman. Tampilkan teks terbaca menampilkan teks polos yang diekstrak program dari dokumen.
• Pemasok: kartu kontak ditemukan otomatis dari VKN/NPWP di dokumen. Jika NPWP yang sama ada di beberapa kartu kontak, kartu yang namanya paling mirip dengan dokumen atau yang terakhir dipakai untuk pembelian yang diusulkan, dan keyakinannya tampil kuning; bila perlu Anda memilih kartu lain dari pencarian.
• Informasi faktur: nomor faktur pemasok, tanggal faktur, jatuh tempo, nomor pajak, mata uang, subtotal, total PPN, dan total keseluruhan. Kolom yang Anda perbaiki diberi tanda "diperbaiki".
• Tabel item: keterangan di faktur, pemilih kartu stok (kandidat dan pencarian), kuantitas, satuan, harga satuan, diskon %, PPN %, jumlah, dan keyakinan pembacaan. Baris dikeluarkan dengan Hapus dan dikembalikan dengan Urungkan; + Tambah item menambahkan baris yang tidak terbaca.
• Pita total: total keseluruhan yang dihitung dari item dan total keseluruhan di dokumen berdampingan; tertulis "Total cocok" atau "tidak cocok".
• Peringatan: keadaan seperti aritmetika baris tidak cocok, harga termasuk PPN dikonversi ke tanpa PPN, satuan dikonversi ke satuan utama, ada pemotongan PPN di dokumen, atau kemungkinan faktur ganda dicantumkan di atas draf.

5. Pencocokan kartu stok

Untuk setiap item, kartu stok dicari dengan urutan berikut; yang pertama ditemukan yang dipakai:

1. Templat pemasok — pencocokan yang pernah Anda setujui (lihat bagian 8).
2. Kode produk pemasok = kode stok — jika kode di baris sama persis dengan kode stok.
3. Nomor komponen — jika nomor komponen di keterangan (mis. 0CW398051) ada di kartu stok.
4. Pembelian sebelumnya — kemiripan dengan keterangan item yang pernah dibeli dari pemasok.
5. Kemiripan nama — kemiripan dengan nama stok; hanya diterima jika kandidat terbaik jelas berbeda dari yang kedua, jika tidak baris dibiarkan kosong.

Kartu stok wajib di setiap item: persetujuan ditolak selama ada baris tanpa kartu. Kuantitas dan harga dikonversi ke satuan utama kartu (mis. 2 dus di faktur, di kartu 1 dus = 12 pcs, menjadi 24 pcs dengan harga per pcs); peringatan muncul di baris saat konversi dilakukan.

6. Usulan pesanan pembelian terbuka (pencocokan 3 arah)

Pesanan pembelian terbuka milik pemasok dibandingkan dengan item draf; pesanan yang cocok diusulkan dalam kotak. Lencana:

• Cakupan % — seberapa banyak item draf yang ada di pesanan.
• Melebihi sisa pesanan — kuantitas di faktur melebihi sisa kuantitas pesanan.
• Ada selisih harga — harga di faktur berbeda dari harga pesanan.

Jika Fakturkan dari pesanan dipilih, sisa kuantitas pesanan berkurang, tautan pesanan ditulis ke faktur, dan harga sebenarnya di faktur yang ditulis; selisih harga tampil di antrean Pembelian › Pencocokan faktur dan diputuskan di sana. Jika tidak dipilih (Tulis tanpa pesanan), faktur pembelian biasa tanpa tautan pesanan yang ditulis.

7. Setujui, tolak, dan hapus

Tombol Setujui → faktur pembelian menulis faktur dan membuka kartu faktur. "Nomor faktur pemasok: …" ditulis di keterangan faktur, sehingga Anda juga bisa mencari dengan nomor milik pemasok. Jika ada kolom yang kurang atau salah sebelum persetujuan (pemasok, tanggal faktur, minimal satu item, kartu stok dan kuantitas di atas nol pada setiap item), persetujuan ditolak dan kekurangannya ditampilkan.

• Tolak — draf ditutup dengan alasan penolakan; faktur tidak ditulis.
• Hapus — menghapus draf dan berkas yang diunggah. Draf yang sudah disetujui tidak dapat dihapus; faktur harus dihapus lebih dulu.
• Baca ulang — memproses dokumen dari awal (dengan templat pemasok terkini); perbaikan manual Anda terhapus, karena itu meminta konfirmasi.

8. Templat pemasok

Saat Anda menyetujui draf, program belajar otomatis untuk pemasok tersebut. Pada faktur kedua dari pemasok yang sama, pencocokan berasal dari templat dan keyakinan meningkat. Aturan yang dipelajari:

• Keterangan → stok: keterangan baris di faktur sesuai dengan kartu stok mana.
• Kode pemasok → stok: kode produk pemasok sesuai dengan kode stok mana.
• Pemetaan satuan, harga termasuk PPN (apakah pemasok menulis harga termasuk PPN), dan pola nomor faktur.

Aturan ditampilkan di tab Templat pemasok pada jendela setelah memilih pemasok; aturan dapat ditambah atau dihapus di sana. Mengubah templat memerlukan wewenang persetujuan.

9. Di ponsel (Taman + Langkah)

Pada layar di bawah 7 inci, jendela terbuka sebagai wizard tiga langkah; di atas juga ada daftar Draf:

1. Foto — ambil foto faktur dengan kamera atau pilih PDF/XML. Peramban memerlukan alamat HTTPS untuk kamera; mintalah alamat HTTPS untuk ponsel kepada administrator Anda.
2. Periksa — pemasok, informasi faktur, dan item ditampilkan kartu demi kartu; Anda memperbaiki lalu menyimpan.
3. Setujui — jika Anda berwenang menyetujui, faktur pembelian ditulis; jika tidak, draf tetap menunggu persetujuan.

10. "Antrean" di Nadi

Bagian Antrean di layar utama Nadi menampilkan jumlah draf faktur yang menunggu persetujuan; ketuk untuk membuka jendela. Jika ada draf yang menunggu lebih dari 24 jam atau dokumen yang tidak terbaca, barisnya tampil merah.

11. Hak akses

Di Manajemen pengguna › OCR faktur masuk ada dua hak akses:

Persetujuan juga memerlukan hak input faktur pembelian pengguna; faktur ditulis lewat jalur faktur biasa dengan sesi pengguna sendiri. Templat peran: Pembelian dan Akuntansi mendapat kedua hak, Keuangan hanya yang pertama.

12. Masalah umum

• Lencana "OCR gambar tidak ada": server tidak memiliki mesin OCR gambar; lapisan teks PDF dan XML tetap terbaca, foto dibuka sebagai draf input manual. Beri tahu administrator Anda.
• Total tidak cocok: biasanya ada baris yang kurang atau terbaca dua kali. Bandingkan baris demi baris dengan gambar dokumen; tambahkan baris yang kurang dengan + Tambah item dan keluarkan yang berlebih dengan Hapus.
• Kesalahan karakter khusus pada foto: paket bahasa OCR yang sesuai belum terpasang; dapat dipasang dengan perintah di bagian 2. Lapisan teks PDF tidak mengalami masalah ini.
• Hasil paling akurat: jika PDF e-Fatura memuat lampiran XML (kebanyakan portal e-Fatura menambahkannya), lampiran itu langsung dibaca dan hasilnya berkeyakinan 99%; bila memungkinkan, mintalah XML atau PDF berlampiran XML dari pemasok. Untuk e-Faktur, unggah XML-nya.

Panduan terkait: Pembelian · Seri Dokumen · Input Dokumen · Antarmuka Seluler