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Início Factura OCR — Um guia de Scratch

A tipagem de cada linha de fatura de fornecedor por linha leva tempo e causa erros. Início Factura OCR Leia a fatura PDF, Fatura e/ou e-Fatura XML e preparando um enchimento Projeto de fatura de compra Você só o verifica, corrigirá se necessário e aprova.

1. O que faz?

1. Leia: Fatura do fornecedor PDF, Fatura e/ou e-Fatura XML é submetido.
2. Preparando um projeto: o título (provedor, não factura, data, data, montante) e os itens são extraídos; cada campo tem um Ponto de confiança.
3. Você o verifica: Corrigir os campos e os jogos de stock.
4. Você aprova: A fatura de compra normal é escrita. o número final vem da série de documentos AF; retenção, VAT e os montantes são calculados no servidor ao longo do caminho normal da fatura.

2. Como é que o documento é lido?

A leitura vai do mais preciso para a fonte mais fraca; o primeiro caminho que funciona é usado:

1. XML — Se o arquivo em si é um e-Fatura (UBL) ou fatura eletrônica XML, ou a UBL A adesão está inserida no PDF, É lida diretamente. confiança 99%.
2. PDF Textos de Lago — O texto dos PDFs gerados por computador é lido com o PDFTocks; as colunas de tabela são encontradas nas cabeças.
3. Imagem OCR — Uma foto ou escaneado PDF É lido com o Windows embutido OCR Se não houver motor, abre-se um projeto de entrada manual: a imagem do documento fica ao lado e você enche os campos.

Limitações: O arquivo pode ser na maioria dos 10 MB em PDF, JPG, PNG ou XML; Em um documento de várias páginas, o primeiro 20 A página é processada. processamento que leva mais tempo do que 30 segundo continua no fundo; o documento aparece na lista como Processamento O projeto abre por si mesmo quando concluído.

3. Carregar uma fatura

No interior da janela, a janela está sentada no Compras Grupo sob o nome Início Factura OCR. Desligue e desligue o arquivo na janela ou use o Escolha arquivo Se o mesmo arquivo for carregado uma segunda vez, não se cria novo projeto; o projeto existente para esse arquivo se abre. Documentos na lista à esquerda você pode filtrar projetos por estado (Processamento, Acompanhar aprovação, Aprovado, Rejeitado, Não Poderia ser lido) e pesquisar por fatura não, fornecedor ou nome de arquivo.

4. O projeto de tela

O documento em si está à esquerda e a informação lida dela está à direita; você verifica comparando-as lado a lado.

• Imagem do documento: O PDF página ou foto; você pode mover entre as páginas. Mostrar texto reconhecido Mostra o texto plano do programa extraído do documento.
• fornecedor: O cartão de conta é encontrado automaticamente do VKN/NPWP Se o mesmo ID fiscal existe em várias cartas de conta, o mais próximo ao nome no documento, ou o mais recente com a compra, é sugerido e sua confiança é mostrada em amarelo; se necessário, você escolhe outra cartão da pesquisa.
• Detalhes da Fatura: Faturamento do fornecedor, data de fatura, data de pagamento, ID fiscal, moeda, subtotal, VAT total e grande total. um campo que você corrigir obtém a marca "corrigida".
• Tabela de Item: a descrição da fatura, o cartão de ações (candidatos e pesquisa), quantidade, unidade, preço de unidade, desconto %, VAT % de quantidade e confiança de leitura. você deixa uma linha com Remover e trazê-lo de volta com e o; + Adicionar item Adicione uma linha que não foi lida.
• Total de Rápido: O grande total calculado a partir dos itens e o grande total no documento lado a lado; diz "Total match" ou "não match".
• Aviso: situações como a linha aritmética não correspondente, VAT-O preço inclusivo convertido em exclusivo, a unidade convertida na unidade principal, detendo no documento, ou uma possível fatura duplicada, são listados acima do projeto.

5. Cartão de ações de acordo

Para cada item a cartão de ações é procurada neste ordem; o primeiro jogo é usado:

1. Modelo de fornecedor — Um jogo que você aprovou antes (ver secção 8).
2. Código de Produto do Provedor = Código de Ação — Se o código na linha é exatamente um código de stock.
3. Número de parte — Se um número de parte na descrição (por exemplo, 0CW398051) existem em um cartão de ações.
4. Compras anteriores — semelhança com as descrições dos itens comprados do fornecedor antes.
5. Nome semelhança — semelhança com o nome da ação; só é aceito se o melhor candidato claramente se destaca do segundo, caso contrário a linha permanece vazia.

Um cartão de ações é Necessário em cada item: a aprovação é recusada enquanto qualquer linha não tem cartão selecionado. Unidade Principal (E o g 2 Caixas na fatura, 1 Caixa = 12 PCs no cartão dá 24 pcs e o preço por pedaço); um alerta aparece na linha quando uma conversão é feita.

6. Apresentação de uma proposta de compra (3-Como se ajuste)

As ordens de compra abertas do fornecedor são comparadas com os itens do projeto; uma ordem de correspondência é sugerida em uma caixa.

• Cobertura % — Quantos dos itens do projeto estão na ordem.
• Mais do que o equilíbrio de ordem — A quantidade na fatura excede a quantidade que fica na ordem.
• Diferença de preço — O preço da fatura varia do preço da ordem.

Se Faturamento da ordem é selecionado, a quantidade restante da ordem é reduzida, o link da ordem é escrito para a fatura, e o Preços reais na fatura estão escritos para ele; qualquer diferença de preço aparece na Compra › Faturamento de correspondência A decisão é tomada e se não for selecionada (Escreva sem ordem), Uma fatura de compra normal não ligada a uma encomenda é escrita.

7. Aprova, rejeita e elimina

O que Aprovação de fatura de compra O botão escreve a fatura e abre o cartão de fatura. "Fatura do fornecedor não:..." é escrito na descrição da fatura, para que você também possa pesquisar pelo próprio número do fornecedor. Se algum campo está faltando ou errado antes da aprovação (provedor, data da fatura, pelo menos um item, uma carta de stock e uma quantidade acima de zero em cada item), a aprovação é rejeitada e os lacunas são mostrados.

• rejeição — O projeto é fechado com uma razão de rejeição; não há fatura escrita.
• Eliminar — Elimina o projeto e o arquivo carregado. um projeto aprovado não pode ser excluído; você deve excluir a fatura primeiro.
• Leia novamente — processar o documento de escratch (com o modelo do fornecedor atual); suas correções manuais são excluídas, então ele solicita confirmação.

8. Modelo de fornecedor

Quando você aprova um projeto, o programa Aprende automaticamente Na segunda fatura do mesmo fornecedor, as partidas vêm do modelo e a confiança sobe.

• Descrição de stock: que cartão de ações uma descrição de linha na fatura corresponde a.
• Código de fornecedor → estoque: Qual o código de estoque o código de produto do fornecedor corresponde a.
• Unidade de Mapas, VAT-Preço inclusivo (O fornecedor escreve preços incluindo VAT) E o Faturamento sem padrão.

As regras são mostradas na janela Modelo de fornecedor tab após a seleção de um fornecedor; as regras podem ser adicionadas ou excluídas lá. Mudar um modelo requer autorização.

9. No telefone (Garden + Passos)

Em tela abaixo 7 A janela abre-se como um feiticeiro de três passos; também há um Projetos Lista no topo:

1. Capturas — Faça uma foto da fatura com a câmera ou escolha um PDF/XML. O navegador requer um HTTPS endereço para a câmera; peça ao seu administrador para o HTTPS endereço fornecido para telefones.
2. Verificação — fornecedor, detalhes de fatura e itens são mostrados cartão por cartão; você corrigir e salvar.
3. Aprovação — Se você tiver permissão de aprovação, a fatura de compra é escrita; caso contrário, o projeto permanece como espera de aprovação.

10. “Caixa” em pulso

O que Queimados A seção da tela principal do Pulse mostra o número de projetos de fatura esperando aprovação; tapando ele abre a janela. 24 horas ou um documento não pode ser lido, a linha é mostrada em vermelho.

11. Permissões

Em Administração de Usuários › Início Faturas OCR Existem duas permissões:

A aprovação também requer o usuário Entrada de fatura de compra permissão; a fatura é escrita através do caminho normal de fatura com a sessão do próprio usuário. Compras e Contabilidade Obtenha as duas permissões, Finanças Só o primeiro.

12. Problemas comuns

• "Sem imagem OCR" Bandeira: O servidor não tem imagem OCR motor; o PDF A capa de texto e XML Ainda estão lidos, fotos abertas como projetos de entrada manual.
• Total não se encaixa: Normalmente uma linha está faltando ou foi lida duas vezes. Compare linha por linha com a imagem do documento; adicione a linha faltando com a linha que está sendo lida duas vezes. + Adicionar item e deixe o extra um com Remover.
• Erros de caráter turco em fotos (ı, ş, ğ, İ): o turco OCR O pacote de idioma não é instalado; pode ser instalado com o comando na seção 2. O que PDF A capa de texto não tem esse problema.
• O resultado mais preciso: Se a fatura eletrônica PDF Tem um XML anexo dentro (a maioria dos portais de e-Fatura adiciona um), que é lido diretamente e o resultado vem com 99% confiança; se possível, peça ao fornecedor para XML ou a PDF Com o XML Ativado em

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