Pusat Notifikasi dan Persetujuan — Panduan dari Nol

Pekerjaan yang menunggu persetujuan tersebar di sepuluh sudut program: limit kredit di satu tempat, selisih pencocokan faktur di tempat lain, permohonan cuti di SDM. Pusat Notifikasi dan Persetujuan mengumpulkannya dalam satu kotak persetujuan, menemukan sendiri transaksi tidak wajar (anomali) dan menyajikannya kepada Anda, serta mengirim ringkasan pagi singkat kepada pemilik setiap hari. Pusat ini tidak menciptakan aturan keputusan baru: setiap keputusan yang Anda ambil sama persis dengan keputusan di layar modul terkait dan melewati pemeriksaan yang sama.

1. Letak jendela dan kegunaannya

Di dock, jendela ini berada di dalam ubin Manajemen / SDM, tepat di sebelah Dasbor Pemilik, dengan nama Notifikasi dan Persetujuan. Jendela ini memiliki lima tab: Kotak persetujuan (bagian 2), Anomali (bagian 3), Ringkasan pagi (bagian 4), Pengiriman (bagian 8), dan Pengaturan (bagian 5). Tab Anomali dan Ringkasan pagi hanya terlihat oleh pengguna yang berwenang (bagian 7). Di kanan atas tertulis apakah tugas notifikasi otomatis aktif atau nonaktif (bagian 6).

Di ponsel. Pada layar di bawah 7 inci, jendela terbuka di antarmuka Taman: kartu persetujuan diputuskan dengan satu ketukan, dan setiap keputusan melalui wizard tiga langkah (Ringkasan → Keputusan → Hasil). Layar utama antarmuka Nadi menampilkan kartu Ringkasan pagi dan baris "N keputusan menunggu di kotak persetujuan"; keduanya membuka jendela ini. Di atas layar Manajemen › Persetujuan, persetujuan tertunda juga dihitung dalam kartu per jenis; mengklik kartu membuka kotak persetujuan yang sudah difilter ke jenis tersebut.

2. Kotak persetujuan

Kotak persetujuan menampilkan permintaan yang menunggu keputusan dari berbagai bagian program dalam satu daftar. Sumber yang dikumpulkan:

Persetujuan limit kredit — dokumen penjualan yang melampaui limit; setelah disetujui, dokumen yang tertunda disimpan.
Penjualan di bawah harga — permintaan yang dibuat mesin harga untuk penjualan di bawah harga dasar.
Selisih pencocokan faktur — ketika faktur pembelian tidak sesuai dengan pesanan dan penerimaan barang (pencocokan 3 arah pembelian).
Persetujuan kontrak dan pelampauan kontrak — persetujuan kontrak kerangka, atau pesanan panggil yang melebihi jumlah kontrak.
Komisi tenaga penjual, persetujuan diskon, persetujuan jumlah penjualan dan pembelian — permintaan dari aturan persetujuan.
Permintaan pembelian, permohonan cuti (SDM), tanda tangan persetujuan korporat, dan perubahan rekayasa (ECN).

Kartu keputusan

Setiap permintaan adalah sebuah kartu: judul (jenis permintaan), tautan dokumen, siapa yang meminta, berapa lama sudah menunggu, dan 2-3 angka penting untuk memutuskan (misalnya "Eksposur risiko termasuk dokumen ini" pada persetujuan limit kredit). Mengklik tautan dokumen membuka dokumen atau layar terkait. Di bawah kartu ada tombol Setujui, Tolak, dan Tahan.

Keputusan adalah keputusan modul itu sendiri

Keputusan dari kotak persetujuan dikirim ke titik akhir milik modul terkait dengan sesi Anda. Karena itu hasilnya sama dengan keputusan di layar modul tersebut: pada persetujuan limit kredit, dokumen yang tertunda disimpan dan nomornya diberitahukan ("Disetujui, dokumen disimpan"); keputusan pencocokan faktur dicatat pada catatan pencocokan; pada permohonan cuti, aturan empat mata dan saldo cuti SDM berlaku apa adanya; pada persetujuan korporat, tanda tangan dibubuhkan (persetujuan korporat tidak memiliki penolakan, hanya Tanda tangani). Jika pemeriksaan modul menolak keputusan, pesan galatnya ditampilkan apa adanya.

Kapan alasan wajib diisi

Selisih pencocokan faktur: alasan minimal 5 karakter baik untuk setuju maupun tolak (aturan yang sama dengan layar pembelian).
Persetujuan korporat: pernyataan tanda tangan minimal 3 karakter.
Perubahan rekayasa (ECN): minimal 3 karakter saat menolak.
Untuk jenis lainnya catatan bersifat opsional; jika ditulis, catatan masuk ke jejak keputusan.

Tahan dan keputusan massal

Tahan menunda keputusan selama 24 jam: permintaan hilang dari daftar Anda selama 24 jam lalu muncul kembali. Tahan tidak menulis apa pun ke modul terkait; hanya dicatat di jejak pusat persetujuan itu sendiri. Untuk keputusan massal, centang kotak di sebelah kiri kartu: 1–50 catatan dapat dipilih sekaligus, dan persetujuan massal hanya berlaku untuk permintaan dengan jenis yang sama. Untuk jenis yang mewajibkan alasan, kotak alasan keputusan massal harus diisi. Hasilnya menyebutkan berapa catatan yang diproses dan berapa yang gagal.

Kartu yang tidak dapat Anda putuskan

Biasanya daftar hanya menampilkan permintaan yang dapat Anda putuskan. Bila kotak Tampilkan juga yang tidak dapat saya putuskan dan yang ditahan dicentang, permintaan lainnya juga muncul; pada kartunya tertulis "Anda tidak berwenang memutuskan" dan tombolnya nonaktif. Dengan begitu Anda bisa melihat di tangan siapa sebuah pekerjaan menunggu dan, bila perlu, mengirim pesan kepadanya.

Menggeser di ponsel. Di antarmuka Taman, menggeser kartu ke kanan menyetujui dan menggeser ke kiri menolak. Keputusan yang memerlukan alasan tidak dapat diambil dengan menggeser; kartu membuka wizard Ringkasan → Keputusan → Hasil, dan alasannya ditulis di sana.

3. Anomali — transaksi tidak wajar

Program mencari sendiri sembilan jenis transaksi tidak wajar. Setiap jenis memiliki aturan dan satu atau dua ambang; ambang diubah di tabel Ambang anomali pada tab Pengaturan (bagian 5). Nilai dalam kurung adalah bawaan untuk perusahaan baru.

Jenis	Aturan
Diskon tidak wajar	Diskon baris melampaui rata-rata historis kontak atau produk (yang lebih besar) sebesar poin ambang (15 poin) dan minimal sebesar ambang kedua (20%).
Penjualan di bawah harga	Catatan persetujuan penjualan di bawah harga yang dibuat mesin harga; ambangnya adalah jumlah minimal.
Lonjakan retur	Rasio retur mingguan melampaui rata-rata 12 minggu sebelumnya sebesar k simpangan baku (rata-rata + k·σ, k = 2); juga kontak dengan retur tinggi (rasio retur/penjualan di atas 20%).
Penghapusan dokumen	Jumlah (3) atau nilai (50.000) dokumen yang dihapus dalam sehari melebihi ambang; juga dokumen yang dihapus lalu ditulis ulang dengan nilai lebih rendah.
Lonjakan biaya	Jumlah kartu biaya bulan ini melebihi rata-rata 6 bulan sebelumnya × ambang kelipatan (1,5 kali; jumlah bulanan minimal 1.000).
Ketergantungan pada satu pemasok	Porsi satu pemasok dalam pembelian periode melebihi ambang (60%; minimal 5 faktur pembelian dalam periode).
Dokumen yang dibuat pada malam hari atau akhir pekan	Faktur yang dicatat pada malam hari (22.00–06.00) atau akhir pekan.
IBAN sama di kontak berbeda	IBAN yang sama terdaftar di minimal dua kartu kontak yang berbeda.
Pembatalan berturut-turut	Pengguna yang sama menghapus dokumen berturut-turut dalam waktu singkat (minimal 3 dokumen dalam jendela 60 menit).

Tingkat keparahan dan status

Setiap temuan memiliki tingkat keparahan: Rendah, Sedang, atau Tinggi. Temuan yang jelas melampaui ambang (untuk sebagian besar jenis, dua kali lipat) dianggap tinggi. Temuan datang sebagai Baru dan menjadi Dilihat setelah dibuka. Peninjau menutupnya dengan dua cara: Jelaskan (transaksinya nyata tetapi ada alasannya) atau Alarm palsu (aturannya keliru di sini). Keduanya mewajibkan catatan minimal 3 karakter, dan catatan tetap tersimpan pada catatan. Secara bawaan daftar menampilkan catatan Terbuka (baru + dilihat).

Pembelajaran alarm palsu

Program belajar dari alarm palsu: setiap tanda Alarm palsu pada suatu jenis melonggarkan ambang jenis tersebut sebesar 10%; pelonggaran paling banyak sampai dua kali ambang (10 tanda). Dengan begitu aturan yang sering keliru akan mereda dengan sendirinya. Jika Anda mengubah ambang secara manual di Pengaturan, penghitung pembelajaran diatur ulang; penghitung juga dapat diatur ulang dengan tautan atur ulang di tabel.

Deteksi seketika dan pemindaian manual

Tiga aturan ringan — diskon tidak wajar, penjualan di bawah harga, dan penghapusan dokumen — berjalan seketika saat dokumen ditulis (ditandai lencana "seketika" di tabel); temuan masuk ke daftar begitu dokumen disimpan. Semua aturan juga memindai hari sebelumnya setiap pagi (bagian 6). Administrator dapat memindai rentang tanggal mana pun (paling lama 92 hari) dengan Pindai manual…; jika Uji coba dicentang, program tidak menulis apa pun dan hanya menghitung berapa temuan yang akan didapat. Memindai transaksi yang sama dua kali tidak menghasilkan catatan ganda.

Hubungan dengan laporan anomali. Temuan "dokumen yang dihapus lalu ditulis ulang" dan "kontak dengan retur tinggi" dibaca dari sumber yang sama dengan laporan Anomali di jendela Laporan; keduanya menampilkan dokumen yang sama. Laporan untuk melihat ke belakang; tab ini untuk meneruskan temuan kepada seseorang dan menutupnya.

4. Ringkasan pagi

Ringkasan pagi adalah pesan singkat yang diterima pemilik setiap pagi. Angkanya tidak dihitung ulang: berasal dari sumber yang sama dengan kotak Dasbor Pemilik dan laporan terkait. Barisnya:

Penjualan kemarin (tanpa PPN) dan kas dan bank — dari kotak Dasbor Pemilik.
Penerimaan kemarin — penerimaan kas dan kuitansi transfer masuk.
Piutang dan utang yang jatuh tempo hari ini (dengan jumlah faktur).
Pesanan penjualan terlambat — dari laporan umur pesanan (backlog).
Stok kritis — produk di bawah level minimum pada laporan min-max.
Perintah kerja terlambat — perintah terbuka yang melewati tenggat.
Persetujuan tertunda — jumlah di kotak persetujuan; Anomali kemarin — temuan kemarin.

Jika sumber sebuah baris tidak dapat dibaca, baris itu bertuliskan "tidak ada data"; program tidak pernah mencetak data yang hilang sebagai 0. Di jendela, mengklik baris ringkasan membuka layar atau laporan asal angka tersebut. Tab ini memiliki tiga tombol: Pratinjau (tampilkan ringkasan hari ini tanpa mengirim), Kirim ke saya sekarang (terima ringkasan sebagai pesan saat itu juga) dan, khusus administrator, Kirim ke semua pelanggan. Ringkasan kedua tidak pernah dikirim ke orang yang sama pada hari yang sama; riwayat pengiriman menulis "Sudah pernah dikirim". Kartu Ringkasan pagi di layar utama Nadi menampilkan ringkasan yang sama; Lihat ringkasan lengkap membuka tab ini.

5. Pengaturan dan langganan

Tab Pengaturan menanyakan "Notifikasi apa yang ingin Anda terima, dan melalui saluran apa?" dengan sebuah tabel: barisnya adalah jenis notifikasi (Ringkasan pagi, Peringatan anomali, Permintaan persetujuan baru, Pengingat persetujuan yang menunggu 24 jam), kolomnya adalah saluran:

Dalam aplikasi — pesan masuk ke kotak Pesan HNR; selalu tersedia.
WhatsApp — hanya berfungsi jika layanan pesan terhubung; nomor telepon harus diisi dengan kode negara. Jika layanan tidak terhubung, pengiriman dilewati dan riwayat pengiriman menuliskan alasannya ("WhatsApp tidak terhubung").
Email — belum tersedia; kolomnya terlihat tetapi tidak dapat dipilih.

Notifikasi persetujuan (permintaan baru dan pengingat 24 jam) secara bawaan aktif bagi pemberi persetujuan; yang tidak menginginkannya dapat menonaktifkannya. Ringkasan pagi dan peringatan anomali bersifat opsional: pengguna berlangganan sendiri (jika berwenang, bagian 7). Untuk ringkasan pagi dipilih juga jam (jika dikosongkan, bawaan server, 08.00) dan hari (Sen–Min). Pada peringatan anomali, Tingkat keparahan notifikasi setiap aturan menentukan mulai tingkat keparahan mana pesan dikirim; temuan yang lebih ringan hanya tetap di daftar.

Tabel Ambang anomali juga ada di tab ini: untuk setiap jenis, aktif/nonaktif, ambang, ambang kedua, periode (hari), tingkat keparahan notifikasi, dan penghitung alarm palsu. Tabel hanya dapat diubah oleh administrator atau pengguna dengan izin ambang anomali.

6. Tugas otomatis

Tugas yang mengirim notifikasi secara otomatis NONAKTIF secara bawaan. Tugas ini aktif setelah administrator menulis BILDIRIM_GOREV=1 di pengaturan server dan memulai ulang server. Selama nonaktif, hanya pengiriman manual (Kirim ke saya sekarang) dan deteksi anomali seketika saat dokumen ditulis yang berjalan. Saat aktif, tugas ini melakukan hal berikut:

Notifikasi persetujuan setiap 10 menit: saat permintaan baru masuk, pesan dikirim ke pemberi persetujuan; untuk permintaan yang lewat 24 jam, pengingat dikirim sekali sehari. Orang yang membuat permintaan tidak menerima notifikasi atas permintaannya sendiri.
Pemindaian anomali: setiap pagi setelah ANOMALI_SAAT (bawaan 7) memindai hari sebelumnya, menulis temuan baru, dan memberi tahu pelanggan.
Ringkasan pagi: dikirim pada jam pilihan pelanggan, atau pada PATRON_OZETI_SAAT (bawaan 8) jika jam tidak dipilih.

Setiap pengiriman memiliki kunci unik; meskipun tugas berjalan dua kali, notifikasi yang sama tidak dikirim untuk kedua kalinya. Ringkasan pagi memerlukan sesi untuk membaca angka Dasbor Pemilik: jika BILDIRIM_OZET_KULLANICI tidak ditetapkan di pengaturan server, tugas tidak dapat menyiapkan ringkasan sendiri; dalam hal itu ringkasan disiapkan dan dikirim dengan sesi pelanggan sendiri saat ia membuka aplikasi.

7. Izin

Kotak persetujuan — setiap orang melihat kotaknya sendiri; tidak ada izin terpisah. Setiap sumber menerapkan kewenangannya sendiri: orang yang tidak dapat memutuskan suatu permintaan tidak melihat tombol keputusan pada kartu itu.
Ringkasan pagi — izin Dasbor Pemilik: administrator, atau kedua izin Laporan umum dan Laporan grafis.
Daftar anomali — administrator, atau izin Daftar anomali, penjelasan dan alarm palsu (Pengaturan › Pengguna › Notifikasi dan anomali). Pemindaian manual hanya untuk administrator.
Ambang anomali — administrator, atau izin Aturan ambang anomali.

8. Riwayat pengiriman

Tab Pengiriman mencantumkan setiap notifikasi yang dikirim kepada Anda: waktu, jenis, saluran, penerima, status (Terkirim, Dilewati, Galat, atau Sudah pernah dikirim) dan, bila dilewati, alasannya. Saat Anda membuka pesan, waktu dibaca dicatat; saat Anda mengklik tautan di pesan, waktu diklik dicatat. Dengan begitu dapat diketahui apakah sebuah peringatan benar-benar dilihat. Administrator dapat melihat pengiriman semua orang dengan kotak Semua pengguna.

Panduan terkait: Dasbor Pemilik · Seluler — Nadi · Laporan.