Bantuan › Pembersihan Data

Pembersihan Data — Panduan dari Nol

Selama bertahun-tahun, pelanggan yang sama dibuat dua tiga kali ("ABC Ltd. Şti." dan "ABC LİMİTED ŞİRKETİ"), sekrup yang sama dimasukkan dengan dua kode berbeda, kartu dibiarkan tanpa nomor pajak atau satuan, dan kartu yang tak lagi dipakai memenuhi daftar. Akibatnya: laporan rekening terbelah dua, stok tampil di dua tempat, dan e-faktur ditolak karena nomor pajaknya kosong. Jendela Pembersihan Data menemukan kandidat kartu duplikat, menampilkan kedua kartu berdampingan, lalu menggabungkannya dengan persetujuan Anda; mendaftar kolom yang kosong; dan menyarankan menonaktifkan kartu yang sudah lama tidak dipakai. Tidak ada kartu yang dihapus, dan setiap penggabungan dapat diurungkan.

1. Untuk apa jendela ini

Jendela ini terdiri atas empat tab: Duplikat (pasangan kartu yang mungkin sama), Kolom kosong (kolom yang kosong atau salah, seperti nomor pajak atau satuan), Saran nonaktif (kartu yang tidak dipakai lagi) dan Riwayat (penggabungan yang sudah dilakukan dan pengurungannya). Setiap tab bekerja menurut jenis kartu yang dipilih: dengan sakelar Kontak | Stok di kanan atas Anda berpindah antara kartu kontak dan kartu stok. Jendela ini menjawab empat pertanyaan:

• Kartu mana yang sebenarnya sama? — program memeriksa identitas pajak, IBAN, telepon, e-mail, barcode, dan kemiripan nama, lalu memberi setiap pasangan skor 0–100 (bagian 4).
• Mana yang dipertahankan, dan apa yang terjadi pada catatannya? — Anda melihat kedua kartu berdampingan, memilih kartu yang tetap, dan melihat pratinjau berapa baris di tabel mana yang akan dipindahkan sebelum digabungkan (bagian 5 dan 6).
• Apa yang kurang di kartu mana? — kolom yang kosong atau salah didaftar menurut aturan negara Anda; diisi satu per satu atau sekaligus dari identitas pajak yang sama (bagian 8 dan 9).
• Saya salah menggabungkan — lalu bagaimana? — setiap penggabungan disimpan dengan catatan perubahan yang rinci dan diurungkan dari tab Riwayat (bagian 7).

2. Membuka jendela dan izin

Jendela ini ada di dock, di dalam ubin Manajemen / SDM: Pembersihan Data. Strip atas berisi tab-tab, masing-masing dengan jumlah yang menunggu untuk jenis kartu terpilih, dan di kanan sakelar Kontak | Stok serta tombol Pindai dan Muat ulang. Tepat di bawahnya baris "Pemindaian terakhir: …" menunjukkan waktu pemindaian terakhir; bila belum pernah, tertulis "Belum ada pemindaian".

Izin dicentang di grup Pembersihan data pada layar izin pengguna di Pengaturan. Setiap tindakan yang mengubah catatan (menyimpan pemindaian, keputusan, perbaikan, penggabungan) juga memerlukan gerbang tulis perusahaan terbuka; pengguna hanya-baca melihat daftar tetapi juga tidak dapat memulai pemindaian yang disimpan; bila mencoba, mereka menerima peringatan "Pengguna hanya-baca tidak dapat mengubah catatan pembersihan data."

3. Pemindaian

Tombol Pindai memindai kartu kontak dan kartu stok sekaligus, lalu menghitung ulang dan menyimpan tiga daftar: kandidat duplikat, kolom kosong, dan saran nonaktif. Setelah selesai, satu baris hijau memberi hasil untuk tiap jenis: "Kontak: 12 kandidat duplikat, 340 kartu dengan kolom kosong, 85 saran nonaktif (4,2 dtk)". Kartu nonaktif tidak dipindai; kartu yang sudah digabungkan atau dinonaktifkan tidak disarankan lagi.

Pemindaian tetap cepat di perusahaan besar karena tidak membandingkan setiap kartu dengan semua kartu lain: hanya kartu yang memiliki petunjuk yang sama (identitas pajak, IBAN, telepon, e-mail, barcode yang sama, atau bagian nama yang sama atau mirip) yang disandingkan, dan kuerinya memakai indeks, tidak membaca seluruh tabel dari awal sampai akhir. Petunjuk yang dimiliki sangat banyak kartu (misalnya alamat e-mail umum yang sama di puluhan kartu) tidak ikut dibandingkan.

4. Duplikat: kandidat dan skor

Di kiri tab Duplikat ada daftar kandidat: Skor, Kartu A, Kartu B (kode dan nama) dan Status. Di atasnya ada kotak "Cari kode atau nama", filter status (bawaan "Terbuka (baru + ditunda)") dan filter skor ("Semua skor", "Minimal 60 / 80 / 95 poin"). Daftar dimulai dari skor tertinggi; 80 ke atas tampil hijau, 60 ke atas kuning. Klik satu baris untuk membuka perbandingan kedua kartu di kanan (bagian 5).

Cara skor dihitung

Skor setiap pasangan adalah jumlah alasan yang tampil sebagai cip berwarna di layar dan tetap di antara 0 dan 100. Ambang bawaan adalah 55: pasangan dengan skor lebih rendah tidak masuk daftar. Cip hijau adalah alasan kuat (45 poin ke atas), cip biru alasan pendukung, dan cip merah alasan yang menurunkan skor. Untuk kartu kontak:

Untuk kartu stok:

5. Perbandingan: kartu mana yang tetap

Saat Anda memilih satu kandidat, sisi kanan menampilkan skor besar, status, dan cip alasan di atas, lalu di bawahnya perbandingan kedua kartu kolom demi kolom. Dengan pemilih di judul kolom Anda memilih kartu yang tetap (target): di samping kartu terpilih muncul Tetap berwarna hijau, di samping kartu lain Akan nonaktif berwarna abu-abu. Secara bawaan Kartu A yang tetap. Baris yang nilainya berbeda disorot dengan latar kekuningan. Di akhir tabel, baris Gerakan terakhir, Saldo, Pesanan terbuka, Barcode, dan IBAN membantu Anda memutuskan.

Saat memilih kartu mana yang dipertahankan, perhatikan hal-hal berikut:

• Pertahankan kode yang sesuai dengan pola kode Anda dan sudah biasa dipakai tim — kode yang menjadi nonaktif tidak bisa dipakai lagi untuk kartu baru.
• Utamakan kartu yang gerakannya lebih banyak dan lebih baru; e-faktur dan pencocokan bank biasanya diatur dengan kartu itu.
• Pertahankan kartu yang nomor pajaknya benar dan terisi; kolom yang kosong bisa Anda bawa dari kartu lain (di bawah).
• Bila mata uang dua kartu kontak berbeda, pratinjau memberi peringatan; konsultasikan dengan akuntan Anda sebelum menggabungkan dua akun dengan mata uang berbeda.

Membawa nilai kolom

Pada kolom yang dapat ditulis dan nilainya berbeda di kedua kartu, muncul pemilih di depan setiap nilai: Anda memilih nilai mana yang ditulis ke kartu yang tetap. Bila kolom di kartu yang tetap kosong dan di kartu yang akan nonaktif terisi, program memilih nilai yang terisi dengan sendirinya. Nilai yang Anda pilih ditulis ke kartu yang tetap setelah penggabungan selesai, melalui jalur simpan jendela kartu itu sendiri (dengan pemeriksaan yang sama); di bawah tabel muncul catatan "Setelah penggabungan, N kolom terpilih ditulis dari kartu sumber ke kartu yang tetap."

6. Pratinjau dan penggabungan

Pratinjau tidak berjalan dengan sendirinya: memilih kandidat hanya memunculkan perbandingan. Di kotak Pratinjau: catatan yang akan berubah saat penggabungan di bawah perbandingan, menekan Pratinjau menghitung catatan yang akan berubah saat penggabungan; pratinjau tidak menulis apa pun. Tombol Gabungkan baru aktif setelah pratinjau; bila Anda mengganti kartu yang tetap, pratinjau dihapus dan Anda menekan Pratinjau lagi. Kolomnya: Tabel, Kolom, Tindakan, Baris (jumlah baris yang terhubung ke kode sumber) dan Sudah ada di target, dengan Total di paling bawah. Daftar tabel tidak tetap: register program memuat semua hubungan yang dikenal (faktur, surat jalan, pesanan, penawaran, kuitansi, cek, gerakan kontak, baris barang, lot, resep, perintah produksi, daftar harga, kontrak…), dan tabel modul baru dikenali otomatis dari nama kolom kodenya.

Hubungan yang dipindahkan juga mencakup: asal lot dan pemasok penarikan kembali (recall); pemasok pengisian ulang, pengadaan, deklarasi material, dan FAI (inspeksi artikel pertama); dokumen kartu stok dan lampiran pemasok (Lampiran Bersama); baris produksi lama; serta tautan berkas stok dan kontak di basis data berkas (ek1). Tabel baru yang dibuat setelah instalasi juga terlihat otomatis dari kolom kodenya.

Kolom Sudah ada di target menunjukkan bentrokan: bila baris yang sama juga ada di kartu target (misalnya kedua kartu anggota grup kontak yang sama), baris sumber tidak ditambahkan untuk kedua kalinya tetapi dibuang. Sebelum dihapus, baris yang dibuang ditulis utuh ke catatan perubahan penggabungan, dan kembali persis saat diurungkan. Bila catatan itu tidak dapat ditulis, seluruh penggabungan dibatalkan.

Baris identik tidak digandakan. Bila baris seperti narahubung atau alamat sudah ada persis sama di target, baris milik sumber tidak ditambahkan ke target untuk kedua kalinya; baris itu dibuang. Salinan utuh baris yang dibuang disimpan di riwayat penggabungan dan kembali saat diurungkan.

Pengaturan risiko kredit. Bila kedua kartu kontak punya pengaturan risiko kredit, yang paling membatasi yang tetap di target: untuk perilakunya berlaku urutan kontak diblokir > blokir > ajukan persetujuan > peringatan; untuk limit sementara dan limit asuransi diambil jumlah terendah. Pratinjau menampilkan hal ini sebagai baris peringatan. Saat diurungkan, pengaturan target sebelum penggabungan ditulis kembali persis.

Peringatan tautan tak dikenal

Program juga mencari nilai yang sama dengan kode sumber di tabel yang tidak ada di register (jaring pengaman). Bila menemukan, muncul kotak kuning di pratinjau: "Kode sumber juga muncul di tabel yang tidak ada di register. Baris-baris ini tidak dipindahkan." Di bawahnya didaftar tabel, kolom, dan jumlah baris. Dalam hal ini tombol Ya, gabungkan tetap nonaktif sampai Anda mencentang "Sudah saya periksa; baris-baris ini tetap pada kode sumber." Bila permintaan dikirim tanpa centang, server juga menolaknya: "Kode sumber juga muncul di tabel yang tidak ada di register; periksa daftarnya dan konfirmasi secara tegas."

Langkah penggabungan

1. Pilih kartu yang tetap dan nilai kolom yang dibawa, tekan Pratinjau (Tetap pratinjau di perusahaan besar), lalu baca pratinjaunya.
2. Bila mau, tulis catatan maksimal 300 karakter di kotak "Catatan (opsional)"; catatan disimpan bersama penggabungan di riwayat.
3. Tekan Gabungkan. Muncul kalimat konfirmasi: "Semua catatan kartu SUMBER akan dipindahkan ke kartu TARGET; SUMBER akan menjadi nonaktif. Anda setuju?"
4. Konfirmasi dengan Ya, gabungkan, atau kembali dengan Batal.
5. Baris hasil hijau memberi nomor penggabungan dan jumlah baris yang dipindahkan: "Digabungkan (#7): C0412 → C0098, 214 baris dipindahkan. Kartu sumber nonaktif." Kandidat berpindah ke status Digabungkan; kandidat terbuka kartu yang dinonaktifkan dengan kartu lain juga menjadi Ditutup (dibuka lagi saat diurungkan).

Penggabungan berjalan di server sebagai satu operasi: pratinjau dibangun ulang di bawah kunci, baris dipindahkan dan dijumlahkan, saldo dihitung ulang, kartu sumber ditandai nonaktif dengan targetnya dicatat, lalu catatan perubahan dan jejak akses ditulis. Bila satu langkah gagal, tidak ada yang berubah. Penggabungan tidak pernah menghapus dokumen dan tidak membiarkan kode kartu sumber dipakai lagi untuk kartu baru.

7. Riwayat dan pengurungan

Tab Riwayat mendaftar semua penggabungan jenis kartu terpilih, mulai dari yang terbaru: # (nomor penggabungan), Tanggal, Sumber → target, Baris, Tabel (baris per tabel), Siapa dan Status (Diterapkan atau Diurungkan; nama orang yang mengurungkan juga tampil).

Urungkan → Ya, urungkan: catatan perubahan diterapkan dengan urutan terbalik. Baris yang dipindahkan kembali ke kode sumber, jumlah stok yang dijumlahkan dikurangi dari target dan ditulis kembali ke sumber, baris yang baru dibuat di target dihapus, baris yang dibuang karena bentrok ditambahkan kembali dari catatan, saldo kontak dihitung ulang, dan kartu sumber kembali aktif: "Penggabungan #7 telah diurungkan; kartu sumber aktif kembali." Tombol ini memerlukan izin penggabungan kartu.

Pengurungan sebagian

Bila sebagian baris yang dipindahkan berubah setelah penggabungan (misalnya baris faktur yang dipindahkan diperbaiki atau dihapus), pengurungan persis tidak dapat dilakukan: "Ada catatan yang berubah setelah penggabungan; pengurungan tidak dapat dilakukan persis." Dalam hal ini tombol berubah menjadi Urungkan sebagian. Pengurungan sebagian membalik semua yang masih cocok dengan catatan, melewati baris yang berubah, dan memberi tahu berapa yang dilewati: "3 baris dilewati karena berubah setelah penggabungan."

Jaminan pengaman

• Setiap baris kembali menurut identitasnya. Setiap baris yang dipindahkan dikenali dari nomor barisnya atau, bila tidak punya nomor, dari salinan utuh barisnya; baris berteks panjang seperti alamat dan catatan juga dicocokkan persis. Bila ada baris yang tidak dapat dikenali, pengurungan berhenti dan menyatakan "Ada catatan yang berubah setelah penggabungan; pengurungan tidak dapat dilakukan persis." — tidak pernah ada "berhasil" diam-diam. Untuk melanjutkan, gunakan Urungkan sebagian.
• Saldo tetap selaras dengan gerakan. Saat diurungkan, baris saldo kontak kedua kartu dihitung ulang dari total gerakan kontaknya (tanpa tambah/kurang); karena itu bahkan setelah pengurungan sebagian, saldo tetap sesuai dengan gerakan. Untuk stok, pengurungan sebagian juga menghitung ulang status stok dari gerakan.
• Pengurungan tidak bergantung pada urutan. Penggabungan yang saling lepas dapat diurungkan dalam urutan mana pun: misalnya penggabungan kontak dapat diurungkan tanpa lebih dulu mengurungkan penggabungan stok.
• Pengaturan dan kandidat kembali. Pengaturan risiko kredit target sebelum penggabungan ditulis kembali, kandidat lain yang ditutup oleh penggabungan dibuka lagi, dan baris identik yang dibuang karena bentrok ditambahkan kembali dari salinannya di riwayat.

8. Kolom kosong

Tab Kolom kosong mendaftar kolom yang kosong atau formatnya salah pada kartu sebagai baris kartu × kolom: Kartu, Kolom, Sebab, Prioritas (Tinggi / Sedang / Rendah) dan Perbaiki. Kolom mana yang dianggap wajib tidak ditentukan oleh kode, tetapi oleh paket negara perusahaan Anda; baris "Paket negara: ID · 2.310 kosong di 1.250 kartu" di kanan atas menunjukkan paket yang dipakai. Ubin di atas menghitung kekosongan menurut sebab; klik salah satunya untuk menyaring daftar ke kolom itu. Pemilih "Semua kolom" dan kotak "Cari kode atau nama" juga menyaring; tombol CSV dan XLSX mengunduh daftar ke berkas.

Paket Turki (TR)

• Nomor pajak harus berupa VKN 10 digit untuk badan hukum dan nomor identitas Turki 11 digit untuk orang pribadi (identitas pembeli e-faktur); nilai dengan panjang lain dianggap "Nomor pajak tidak valid".
• Untuk telepon, cukup salah satu dari empat kolom telepon terisi; IBAN dicari di teks kolom Bank 1–3.
• Barcode dan stok minimum hanya diperiksa pada kartu keluarga stok (tidak pada kartu biaya dan mesin); stok minimum 0 dianggap kosong.

Paket Indonesia (ID)

Paket Indonesia tidak memiliki aturan nomor pajak dan kantor pajak; sebagai gantinya diperiksa identitas yang diwajibkan Coretax e-Faktur. Aturan e-mail, telepon, alamat, dan IBAN, serta di sisi stok aturan satuan, tarif PPN, jenis produk, barcode, dan stok minimum sama dengan Turki. Perbedaannya:

Pada aturan NPWP, kartu yang memiliki NIK tidak dianggap kosong (pembeli orang pribadi). Keempat kolom ini disimpan di bagian pajak kartu kontak dan kartu stok, dari Kewajiban Resmi.

Memperbaiki satu per satu

Di kolom Perbaiki, kolom yang dapat disunting menampilkan kotak isian dan tombol Simpan; bila berhasil, muncul "Tersimpan" di tempatnya. Nilai ditulis melalui jalur simpan jendela kartu itu sendiri, jadi semua pemeriksaan jendela kartu berlaku sama. Kolom yang dapat diperbaiki di sini: di kartu kontak nomor pajak, kantor pajak, e-mail, telepon, dan alamat (di Indonesia NPWP dan NITKU); di kartu stok tarif PPN, jenis produk, dan stok minimum (di Indonesia satuan dan kode barang). Untuk satuan, barcode, dan IBAN, buka kartunya dengan tombol Buka kartu. Nilai tidak boleh kosong, maksimal 200 karakter, dan tidak boleh berisi titik koma; format nomor pajak juga diperiksa. Pekerjaan ini memerlukan izin pembersihan data (37).

9. Pengisian massal dari identitas pajak yang sama

Perusahaan yang sama sering dibuat sebagai beberapa kartu kontak (cabang, alamat kirim, catatan lama); di satu kartu kantor pajak atau alamat terisi, di kartu lain kosong. Pada kartu kontak, ketika Anda memilih satu kolom di tab Kolom kosong, muncul tombol Isi dari identitas pajak yang sama. Program mencari kartu yang memiliki identitas pajak yang sama dan kolom ini terisi, lalu menampilkan tabel saran: Kartu, Nilai yang disarankan, Kartu sumber. Bila kartu dengan identitas pajak yang sama memuat nilai berbeda, baris ditandai dengan lencana Bertentangan, tidak diterapkan dan dilewati. Bila tidak ada kartu yang cocok, tertulis "Tidak ditemukan kartu dengan identitas pajak yang sama dan kolom ini terisi."

Melihat saran cukup dengan izin pembersihan data (37); tombol Terapkan saran memerlukan izin penggabungan kartu (38). Saat diterapkan, nilai dihitung ulang di server (nilai di layar tidak dijadikan patokan), paling banyak 200 kartu ditulis sekaligus, dan setiap kartu diperbarui melalui jalur simpan jendela kartu itu sendiri. Di akhir muncul pesan "Nilai ditulis ke N kartu." dan daftar disegarkan; Tutup menutup tabel saran.

10. Saran nonaktif

Sebuah kartu disarankan untuk dinonaktifkan bila memenuhi semua syarat di bawah ini. Baris "Kriteria: tidak ada gerakan selama 24 bulan, saldo nol, tidak ada dokumen terbuka." di atas tab menunjukkan jangka waktu yang berlaku.

• Lama tidak ada gerakan atau Belum pernah ada gerakan — tidak ada gerakan sama sekali dalam N bulan terakhir (bawaan 24).
• Saldo nol — saldo kontak di bawah 0,01; stok tersedia perusahaan pada kartu stok 0.
• Tidak ada dokumen terbuka — tidak ada pesanan terbuka; kartu stok yang dipakai sebagai komponen dalam resep juga dianggap "dipakai" dan tidak disarankan.
• Kartu lebih tua dari N bulan — kartu yang baru dibuat dan belum ada gerakan tidak disarankan; kartu yang sudah nonaktif juga tidak disarankan.

Daftar terdiri atas kolom Kartu, Gerakan terakhir, Saldo, Alasan, dan Status; filter status berisi Baru, Disetujui, Ditolak, Ditutup, dan Semua. Pengguna dengan izin penggabungan kartu (38) memilih Nonaktifkan atau Tetap aktif. Kartu yang ditolak tidak disarankan lagi pada pemindaian berikutnya; saran yang tidak lagi memenuhi syarat (misalnya kartunya bergerak lagi) menjadi Ditutup pada pemindaian berikutnya.

11. Lencana di kartu kontak dan kartu stok

Di judul jendela kartu kontak dan kartu stok, status pembersihan data kartu tampil sebagai lencana kecil. Klik lencana untuk membuka jendela Pembersihan Data di tab yang sesuai:

• Nonaktif → TARGET (abu-abu) — kartu ini digabungkan ke kartu TARGET. Saat kursor diarahkan muncul "Kartu ini digabungkan ke kartu TARGET; gunakan TARGET untuk transaksi baru."; klik untuk membuka Riwayat.
• Nonaktif (abu-abu) — kartu dinonaktifkan melalui saran nonaktif; klik untuk membuka Saran nonaktif.
• Kemungkinan duplikat: N (kuning) — kartu punya N kandidat duplikat yang menunggu keputusan; saat kursor diarahkan tampil kode dan skor kartu lain, dan klik membuka Duplikat dengan kandidat berskor tertinggi terpilih.

Bagi pengguna tanpa izin pembersihan data, atau bila tabel modul belum dipasang, lencana sama sekali tidak ditampilkan; jendela kartu tidak terpengaruh.

12. Di ponsel, tugas mingguan, Nadi, dan Dasbor Pemilik

Di ponsel (Taman + Langkah)

Di layar kecil jendela terbuka dengan tata letak tiga langkah: 1. Jenis kartu (kartu kontak atau kartu stok), 2. Kandidat duplikat (kartu skor, Kartu A, Kartu B, dan status; kotak "Cari kode atau nama") dan 3. Perbandingan (skor, cip alasan, serta kolom terisi, gerakan terakhir, dan saldo kedua kartu). Di ponsel hanya keputusan Tetap terpisah dan Tunda 30 hari yang dibuat (izin pembersihan data, 37). Penggabungan dilakukan dari jendela desktop: tabel pratinjau dan pemilihan kolom memerlukan layar lebar. Kolom kosong, saran nonaktif, dan riwayat juga ada di desktop.

Tugas pemindaian mingguan

Server juga dapat menjalankan pemindaian sendiri seminggu sekali. Tugas ini mati secara bawaan; tugas menyala bila administrator sistem menulis VERI_TEMIZLIK_GOREV=1 di berkas .env server dan memulai ulang layanan Node. Putaran pertama berjalan 10 menit setelah server menyala, selanjutnya seminggu sekali; hanya memindai perusahaan layanan server (HNR_FIRMA) dan memerlukan gerbang tulis perusahaan terbuka serta pengguna layanan dengan hak tulis sudah ditetapkan. Tugas ini hanya menghasilkan saran: tidak pernah menggabungkan, menonaktifkan, atau menulis kolom kartu. Tugas ini memakai kunci yang sama dengan pemindaian manual (bagian 3).

Nadi dan Dasbor Pemilik

Bila pemindaian terakhir menyisakan kandidat duplikat yang menunggu keputusan, atau kartu dengan kolom kosong berprioritas tinggi, satu baris muncul di daftar Perhatian antarmuka Nadi dan di peringatan hari ini pada Dasbor Pemilik: "12 kandidat kartu duplikat, kolom kosong di 340 kartu." Ketuk baris itu untuk membuka Pembersihan Data di tab Duplikat bila ada kandidat, bila tidak di tab Kolom kosong. Angkanya berasal dari pemindaian terakhir; baris ini hanya tampil bagi pengguna dengan izin pembersihan data. Ini baris perhatian dan tidak menghentikan pekerjaan.

13. Pesan peringatan dan pertanyaan yang sering diajukan

Panduan terkait: Kartu Kontak · Kartu Stok · Kewajiban Resmi · Pengaturan dan Log · Dasbor Pemilik · Seluler.