Yardım › Veri Temizliği

Veri Temizliği — Sıfırdan Rehber

Yıllar içinde aynı müşteri iki üç kez açılır ("ABC Ltd. Şti." ve "ABC LİMİTED ŞİRKETİ"), aynı vida iki ayrı kodla girilir, kartların vergi numarası ya da birimi boş kalır, artık kimsenin kullanmadığı kartlar listeleri kalabalıklaştırır. Sonuç: ekstre ikiye bölünür, stok iki yerde görünür, e-fatura vergi numarası olmadığı için geri döner. Veri Temizliği penceresi mükerrer kart adaylarını bulur, iki kartı yan yana gösterir ve sizin onayınızla birleştirir; eksik alanları listeler; uzun süredir kullanılmayan kartları pasifleştirmeyi önerir. Hiçbir kart silinmez ve her birleştirme geri alınabilir.

1. Bu pencere ne işe yarar

Pencere dört sekmeden oluşur: Mükerrerler (aynı olabilecek kart çiftleri), Eksik alanlar (vergi numarası, birim gibi boş ya da hatalı alanlar), Pasif önerileri (artık kullanılmayan kartlar) ve Geçmiş (yapılan birleştirmeler ve geri alma). Her sekme seçili kart türüne göre çalışır: sağ üstteki Cari | Stok anahtarıyla cari kartlar ile stok kartları arasında geçersiniz. Dört soruya cevap verir:

• Hangi kartlar aslında aynı? — program vergi kimliği, IBAN, telefon, e-posta, barkod ve ad benzerliğine bakıp her çifte 0–100 arası bir puan verir (bölüm 4).
• Hangisi kalsın, kayıtlara ne olur? — iki kartı yan yana görür, kalacak kartı seçer, birleştirmeden önce hangi tabloda kaç satırın taşınacağını önizlersiniz (bölüm 5 ve 6).
• Hangi kartta ne eksik? — ülkenizin kurallarına göre eksik ya da hatalı alanlar listelenir; tek tek ya da aynı vergi kimliğinden toplu doldurulur (bölüm 8 ve 9).
• Yanlış birleştirdim, ne olacak? — her birleştirme ayrıntılı bir değişiklik kaydıyla saklanır ve Geçmiş sekmesinden geri alınır (bölüm 7).

2. Açmak ve yetkiler

Pencere dock'ta Yönetim / İK kutucuğunun içindedir: Veri Temizliği. Üst şeritte sekmeler, her sekmenin yanında seçili kart türündeki bekleyen sayı, sağda Cari | Stok anahtarı, Tara ve Yenile düğmeleri bulunur. Hemen altında "Son tarama: …" satırı son taramanın zamanını gösterir; hiç tarama yapılmadıysa "Henüz tarama yapılmadı" yazar.

Yetkiler Ayarlar'daki kullanıcı yetkileri ekranında Veri temizliği grubunda işaretlenir. Kayıt değiştiren her işlem (tarama kaydı, karar, düzeltme, birleştirme) ayrıca firmanın yazma kapısının açık olmasını ister; salt okunur kullanıcılar listeleri görür ama kayıtlı bir tarama da başlatamaz, denediklerinde "Salt okunur kullanıcı veri temizliği kaydı değiştiremez." uyarısını alır.

3. Tarama

Tara düğmesi cari ve stok kartlarının ikisini birden tarar ve üç listeyi yeniden hesaplayıp kaydeder: mükerrer adaylar, eksik alanlar ve pasif önerileri. Bitince yeşil bir satır her tür için sonucu verir: "Cari: 12 mükerrer aday, 340 eksik alanlı kart, 85 pasif önerisi (4,2 sn)". Pasif kartlar taramaya girmez; zaten birleştirilmiş ya da pasifleştirilmiş kart yeniden önerilmez.

Tarama büyük firmalarda da hızlıdır, çünkü her kartı her kartla karşılaştırmaz: yalnız ortak bir ipucu taşıyan kartları (aynı vergi kimliği, IBAN, telefon, e-posta, barkod, aynı ya da benzer ad parçası) yan yana koyar ve sorgular indeksli çalışır, bütün tabloyu baştan sona okumaz. Çok sayıda kartta ortak olan bir ipucu (örneğin onlarca kartta aynı genel e-posta adresi) karşılaştırmaya alınmaz.

4. Mükerrerler: adaylar ve puan

Mükerrerler sekmesinin solunda aday listesi durur: Puan, Kart A, Kart B (kod ve ad) ve Durum. Üstte "Kod ya da ad ara" kutusu, durum süzgeci (varsayılan "Açık (yeni + ertelenen)") ve puan süzgeci ("Bütün puanlar", "En az 60 / 80 / 95 puan") vardır. Liste en yüksek puandan başlar; 80 ve üstü yeşil, 60 ve üstü sarı görünür. Bir satıra tıklayınca sağda iki kartın karşılaştırması açılır (bölüm 5).

Puan nasıl hesaplanır

Her çiftin puanı, ekranda renkli çipler olarak görünen gerekçelerin toplamıdır ve 0 ile 100 arasında kalır. Varsayılan eşik 55'tir: daha düşük puanlı çiftler listeye girmez. Yeşil çip güçlü bir gerekçe (45 puan ve üstü), mavi çip destekleyici bir gerekçe, kırmızı çip puanı düşüren bir gerekçedir. Cari kartlarda:

Stok kartlarında:

5. Karşılaştırma: hangi kart kalsın

Bir aday seçince sağda üstte büyük puan, durum ve gerekçe çipleri; altında iki kartın alan alan karşılaştırması görünür. Sütun başlıklarındaki seçim düğmesiyle kalacak kartı (hedef) seçersiniz: seçilen kartın yanında yeşil Kalacak, öbürünün yanında gri Pasif olacak yazar. Varsayılan olarak Kart A kalır. Değerleri farklı olan satırlar sarımsı zeminle vurgulanır. Tablonun sonunda Son hareket, Bakiye, Açık sipariş, Barkodlar ve IBAN satırları karar vermenize yardım eder.

Hangi kartı bırakacağınızı seçerken şunlara bakın:

• Kod düzeninize uyan, ekiplerin alışkın olduğu kod kalsın — pasif olan kod yeni bir kart için bir daha kullanılamaz.
• Hareketi daha çok ve daha yeni olan kartı tercih edin; e-fatura ve banka eşleştirmesi genellikle o kartla kuruludur.
• Vergi numarası doğru ve dolu olan kartı bırakın; eksik alanları öbür karttan aktarabilirsiniz (aşağıda).
• Cari kartlarında para birimleri farklıysa önizleme uyarır; döviz cinsi farklı iki hesabı birleştirmeden önce muhasebecinize danışın.

Alan aktarımı

Değeri iki kartta farklı olan ve yazılabilen alanlarda her değerin önünde bir seçim düğmesi çıkar: hangi değerin kalacak karta yazılacağını siz seçersiniz. Kalacak kartta alan boş, pasif olacak kartta doluysa program dolu değeri kendiliğinden seçer. Seçtiğiniz değerler birleştirme bittikten sonra kalacak karta, kart penceresinin kendi kayıt yoluyla (aynı denetimlerle) yazılır; tablonun altında "Birleştirmeden sonra seçilen N alan kaynak karttan kalan karta yazılır." notu görünür.

6. Önizleme ve birleştirme

Önizleme kendiliğinden koşmaz: aday seçince yalnız karşılaştırma gelir. Karşılaştırmanın altındaki Önizleme: birleştirmede değişecek kayıtlar kutusunda Önizle'ye basınca birleştirmede değişecek kayıtlar sayılır; önizleme hiçbir şey yazmaz. Birleştir düğmesi önizlemeden sonra açılır; kalacak kartı değiştirirseniz önizleme silinir, Önizle'ye yeniden basın. Sütunlar: Tablo, Kolon, İşlem, Satır (kaynak koda bağlı satır sayısı) ve Hedefte zaten var; en altta Toplam. Tablo listesi sabit değildir: programın kayıt defteri bilinen bütün bağları (fatura, irsaliye, sipariş, teklif, makbuz, çek, cari hareketler, kalemler, lotlar, reçeteler, üretim emirleri, fiyat listeleri, sözleşmeler…) içerir ve yeni modüllerin tabloları da kod kolonlarının adından kendiliğinden tanınır.

Taşınan bağlar arasında şunlar da vardır: lot kökeni ve geri çağırma tedarikçisi; ikmal, tedarik, malzeme beyanı ve FAI (ilk parça muayenesi) tedarikçisi; stok kartı belgeleri ve tedarikçi ekleri (Ortak Ek); eski üretim kalemleri; dosya veritabanındaki (ek1) stok ve cari dosya bağları. Kurulumdan sonra açılan yeni tablolar da kod kolonlarından kendiliğinden görülür.

Hedefte zaten var sütunu çakışmayı gösterir: aynı satır hedef kartta da varsa (örneğin iki kart da aynı cari grubunun üyesiyse) kaynağın satırı ikinci kez eklenmez, düşürülür. Düşürülen satır silinmeden önce tam hâliyle birleştirmenin değişiklik kaydına yazılır; geri almada aynen geri gelir. Bu kayıt yazılamazsa birleştirmenin tamamı iptal olur.

Özdeş satırlar çiftlenmez. Kişi, adres gibi satırların hedefte birebir aynısı varsa kaynağınki hedefe ikinci kez eklenmez, düşer. Düşen satırın tam kopyası birleştirmenin geçmişinde saklanır ve geri almada geri gelir.

Kredi riski ayarı. İki cari kartın da kredi riski ayarı varsa hedefte en kısıtlayıcı olan kalır: davranışta bloke > engelle > onaya düşür > uyar sırası geçerlidir; geçici limit ve sigorta limitinde en düşük tutar alınır. Önizleme bunu bir uyarı satırı olarak gösterir. Geri almada hedefin birleştirme öncesi ayarı aynen geri yazılır.

Bilinmeyen bağ uyarısı

Program, kayıt defterinde olmayan tablolarda da kaynak koda eşit değer arar (güvenlik ağı). Bulursa önizlemede sarı bir kutu çıkar: "Kaynak kod, kayıt defterinde olmayan tablolarda da geçiyor. Bu satırlar taşınmaz." Altında tablo, kolon ve satır sayısı listelenir. Bu durumda Evet, birleştir düğmesi, "İnceledim; bu satırlar kaynak kodda kalsın." kutusunu işaretleyene kadar kapalı kalır. İşaretlemeden istek gönderilirse sunucu da reddeder: "Kaynak kod, kayıt defterinde olmayan tablolarda da geçiyor; listeyi inceleyip açıkça onaylayın."

Birleştirme adımları

1. Kalacak kartı ve aktarılacak alan değerlerini seçin, Önizle'ye basın (büyük firmada Yine de önizle) ve önizlemeyi okuyun.
2. İsterseniz "Not (isteğe bağlı)" kutusuna en çok 300 karakterlik bir not yazın; not geçmişte birleştirmeyle birlikte saklanır.
3. Birleştir'e basın. Onay cümlesi çıkar: "KAYNAK kartının bütün kayıtları HEDEF kartına taşınacak; KAYNAK pasif olacak. Onaylıyor musunuz?"
4. Evet, birleştir ile onaylayın ya da Vazgeç ile dönün.
5. Yeşil sonuç satırı birleştirmenin numarasını ve taşınan satır sayısını verir: "Birleştirildi (#7): C0412 → C0098, 214 satır taşındı. Kaynak kart pasif." Aday Birleştirildi durumuna geçer; pasif olan kartın başka kartlarla açık adayları da Kapandı olur (geri almada yeniden açılır).

Birleştirme sunucuda tek bir işlem olarak yürür: önizleme kilit altında yeniden kurulur, satırlar taşınır ve toplanır, bakiye yeniden hesaplanır, kaynak kart pasif işaretlenir ve hedefi kaydedilir, değişiklik kaydı ve erişim izi yazılır. Herhangi bir adım başarısız olursa hiçbir şey değişmez. Birleştirme belge silmez ve kaynak kartın kodunu bir daha yeni kartta kullandırmaz.

7. Geçmiş ve geri alma

Geçmiş sekmesi seçili kart türündeki bütün birleştirmeleri en yeniden başlayarak listeler: # (birleştirme numarası), Tarih, Kaynak → hedef, Satır, Tablolar (tablo başına satır sayısı), Kim ve Durum (Uygulandı ya da Geri alındı; geri alanın adı da yazılır).

Geri al → Evet, geri al: değişiklik kaydı ters sırayla uygulanır. Taşınan satırlar kaynak koda döner, toplanan stok miktarları hedeften düşülüp kaynağa geri yazılır, hedefte yeni açılmış satırlar kaldırılır, çakışmada düşürülen satırlar kayıttan yeniden eklenir, cari bakiyeler yeniden hesaplanır ve kaynak kart yeniden aktif olur: "Birleştirme #7 geri alındı; kaynak kart yeniden aktif." Bu düğme kart birleştirme yetkisi ister.

Kısmi geri alma

Birleştirmeden sonra taşınan satırlardan bazıları değiştiyse (örneğin taşınan bir fatura kalemi düzeltildiyse ya da silindiyse) birebir geri alma yapılamaz: "Birleştirmeden sonra değişen kayıtlar var; geri alma birebir yapılamıyor." Bu durumda düğme Kısmi geri al'a dönüşür. Kısmi geri alma kayıtla eşleşen her şeyi geri çevirir, değişen satırları atlar ve kaç satırın atlandığını söyler: "3 satır birleştirmeden sonra değiştiği için atlandı."

Güvenceler

• Her satır kimliğiyle geri döner. Taşınan her satır satır numarasıyla ya da (numarası yoksa) tam satır kopyasıyla tanınır; adres, not gibi uzun metinli satırlar da birebir eşleşir. Tanınamayan bir satır varsa geri alma durur ve "Birleştirmeden sonra değişen kayıtlar var; geri alma birebir yapılamıyor." der — sessizce "başarılı" denmez. Devam etmek için Kısmi geri al kullanılır.
• Bakiye hareketlerle tutarlı kalır. Geri almada iki kartın cari bakiye satırı cari hareketlerinin toplamından yeniden hesaplanır (ekle/çıkar yapılmaz); bu yüzden kısmi geri almada bile bakiye hareketlerle tutarlıdır. Stokta kısmi geri almada stok durumu da hareketlerden yeniden hesaplanır.
• Geri alma sıraya bağlı değildir. Birbirinden bağımsız birleştirmeler istenen sırayla geri alınır: örneğin önce stok birleştirmesi geri alınmadan da cari birleştirmesi geri alınabilir.
• Ayarlar ve adaylar geri gelir. Hedefin birleştirme öncesi kredi riski ayarı geri yazılır, birleştirmeyle kapanan öbür adaylar yeniden açılır, çakışmada düşen özdeş satırlar geçmişteki kopyalarından geri eklenir.

8. Eksik alanlar

Eksik alanlar sekmesi, kartlarda boş ya da biçimi hatalı alanları kart × alan satırları olarak listeler: Kart, Alan, Sebep, Önem (Yüksek / Orta / Düşük) ve Düzelt. Hangi alanın zorunlu sayılacağını kod değil, firmanızın ülke paketi belirler; sağ üstteki "Ülke paketi: TR · 1.250 kartta 2.310 eksik" satırı hangi paketin kullanıldığını gösterir. Üstteki kutucuklar eksikleri sebebe göre sayar; birine tıklayınca liste o alana süzülür. "Bütün alanlar" seçicisi ve "Kod ya da ad ara" kutusu da süzer; CSV ve XLSX düğmeleri listeyi dosyaya indirir.

Türkiye paketi (TR)

• Vergi numarası tüzel kişide 10 haneli VKN, gerçek kişide 11 haneli TC kimlik numarası olmalıdır (e-Fatura alıcı kimliği); başka uzunlukta bir değer "Vergi numarası geçersiz" sayılır.
• Telefon için dört telefon alanından birinin dolu olması yeter; IBAN, Banka 1–3 alanlarındaki metinde aranır.
• Barkod ve minimum stok yalnız stok ailesindeki kartlarda aranır (gider ve makina kartlarında aranmaz); minimum stok 0 ise eksik sayılır.

Endonezya paketi (ID)

Endonezya paketinde vergi numarası ve vergi dairesi kuralı yoktur; onların yerine Coretax e-Faktur'un istediği kimlikler gelir. E-posta, telefon, adres, IBAN ve stok tarafındaki birim, KDV oranı, ürün tipi, barkod ve minimum stok kuralları Türkiye ile aynıdır. Farklı olanlar:

NPWP kuralında kartta NIK varsa eksik sayılmaz (kişi alıcılar). Bu dört alan cari ve stok kartlarının Resmî Yükümlülükler vergi bölümünde tutulur.

Tek tek düzeltme

Düzelt sütununda düzenlenebilen alanlarda bir giriş kutusu ve Kaydet düğmesi çıkar; kayıt başarılıysa yerinde "Kaydedildi" yazar. Değer kart penceresinin kendi kayıt yoluyla yazılır, yani kart penceresindeki bütün denetimler aynen uygulanır. Buradan düzeltilebilen alanlar: cari kartta vergi numarası, vergi dairesi, e-posta, telefon ve adres (Endonezya'da NPWP ve NITKU); stok kartında KDV oranı, ürün tipi ve minimum stok (Endonezya'da satuan ve kode barang). Birim, barkod ve IBAN için Kartı aç düğmesiyle kartın kendisine gidin. Değer boş olamaz, en çok 200 karakterdir ve noktalı virgül içeremez; vergi numarası biçimi de denetlenir ("vergiNo biçimi geçersiz."). Bu iş veri temizliği yetkisi (37) ister.

9. Aynı vergi kimliğinden toplu doldurma

Aynı firma çoğu zaman birkaç cari kartla açılır (şube, teslim adresi, eski kayıt); birinde vergi dairesi ya da adres dolu, öbürlerinde boştur. Cari kartlarda Eksik alanlar sekmesinde bir alan seçince Aynı vergi kimliğinden doldur düğmesi çıkar. Program aynı vergi kimliğini taşıyan ve bu alanı dolu olan kartları bulur ve bir öneri tablosu gösterir: Kart, Önerilen değer, Kaynak kartlar. Aynı vergi kimliğindeki kartlar farklı değerler taşıyorsa satır Çelişkili, uygulanmaz rozetiyle işaretlenir ve atlanır. Uygun kart yoksa "Aynı vergi kimliğini taşıyan ve bu alanı dolu olan kart bulunamadı." yazar.

Öneriyi görmek veri temizliği yetkisiyle (37) olur; Önerileri uygula düğmesi kart birleştirme yetkisi (38) ister. Uygularken değerler sunucuda yeniden hesaplanır (ekrandaki değer esas alınmaz), bir seferde en çok 200 kart yazılır ve her kart, kart penceresinin kendi kayıt yoluyla güncellenir. Sonuçta "N karta değer yazıldı." mesajı çıkar ve liste tazelenir; Kapat öneri tablosunu kapatır.

10. Pasifleştirme önerileri

Bir kart, aşağıdaki koşulların hepsini sağlıyorsa pasifleştirme için önerilir. Sekmenin üstündeki "Ölçüt: 24 aydır hareket yok, bakiye sıfır, açık belge yok." satırı geçerli süreyi gösterir.

• Uzun süredir hareket yok ya da Hiç hareket görmemiş — son N ayda (varsayılan 24) hiçbir hareketi yok.
• Bakiye sıfır — carinin bakiyesi 0,01'den küçük; stok kartının firma mevcudu 0.
• Açık belge yok — açık siparişi yok; stok kartı bir reçetede bileşen olarak kullanılıyorsa da "kullanımda" sayılır ve önerilmez.
• Kart N aydan daha eski — yeni açılmış, henüz hareket görmemiş kart önerilmez; zaten pasif kart da önerilmez.

Liste Kart, Son hareket, Bakiye, Gerekçe ve Durum sütunlarından oluşur; durum süzgecinde Yeni, Onaylandı, Reddedildi, Kapandı ve Hepsi vardır. Kart birleştirme yetkisi (38) olan kullanıcı Pasifleştir ya da Aktif kalsın der. Reddedilen kart sonraki taramalarda yeniden önerilmez; koşulları artık sağlamayan (örneğin yeniden hareket gören) önerinin durumu sonraki taramada Kapandı olur.

11. Cari ve stok kartındaki rozet

Cari ve stok kartı pencerelerinin başlığında, karta ait veri temizliği durumu küçük bir rozetle görünür. Rozete tıklayınca Veri Temizliği penceresi ilgili sekmede açılır:

• Pasif → HEDEF (gri) — kart HEDEF kartına birleştirildi. Üzerine gelince "Bu kart HEDEF kartına birleştirildi; yeni işlemde HEDEF kullanın." yazar; tıklayınca Geçmiş açılır.
• Pasif (gri) — kart bir pasif önerisiyle pasifleştirildi; tıklayınca Pasif önerileri açılır.
• Olası mükerrer: N (sarı) — kartın karar bekleyen N mükerrer adayı var; üzerine gelince öbür kartların kodları ve puanları görünür, tıklayınca Mükerrerler en yüksek puanlı aday seçili olarak açılır.

Veri temizliği yetkisi olmayan kullanıcıda ya da modül tabloları kurulmamışsa rozet hiç çizilmez; kart penceresi bundan etkilenmez.

12. Telefonda, haftalık görev, Nabız ve Patron Panosu

Telefonda (Bahçe + Adım)

Küçük ekranda pencere üç adımlı bir düzenle açılır: 1. Kart türü (cari kartlar ya da stok kartları), 2. Mükerrer adaylar (puan, Kart A, Kart B ve durum kartları; "Kod ya da ad ara" kutusu) ve 3. Karşılaştırma (puan, gerekçe çipleri ve iki kartın dolu alanları, son hareketi ve bakiyesi). Telefonda yalnız Ayrı tut ve 30 gün ertele kararları verilir (veri temizliği yetkisi, 37). Birleştirme masaüstü penceresinden yapılır: önizleme tablosu ve alan seçimi geniş ekran ister. Eksik alanlar, pasif önerileri ve geçmiş de masaüstündedir.

Haftalık tarama görevi

Sunucu taramayı haftada bir kendisi de yapabilir. Görev varsayılan olarak kapalıdır; sistem yöneticisi sunucunun .env dosyasına VERI_TEMIZLIK_GOREV=1 yazıp Node servisini yeniden başlatınca açılır. İlk tur açılıştan 10 dakika sonra, sonrakiler haftada bir koşar; yalnız sunucunun servis firmasını (HNR_FIRMA) tarar ve firmanın yazma kapısının açık, yazma yetkili servis kullanıcısının tanımlı olmasını ister. Görev yalnız öneri üretir: asla birleştirmez, pasifleştirmez ve kart alanı yazmaz. Elle tarama ile aynı kilidi paylaşır (bölüm 3).

Nabız ve Patron Panosu

Son taramada karar bekleyen mükerrer aday ya da yüksek önemli eksik alanı olan kart varsa Nabız arayüzünün Dikkat listesinde ve Patron Panosu'nun günün uyarılarında tek bir satır çıkar: "12 mükerrer kart adayı, 340 kartta eksik alan var." Satıra dokununca Veri Temizliği aday varsa Mükerrerler, yoksa Eksik alanlar sekmesinde açılır. Sayılar son taramadan gelir; satır yalnız veri temizliği yetkisi olan kullanıcılara görünür. Bu bir dikkat satırıdır, işlemi durdurmaz.

13. Uyarı mesajları ve sık sorulanlar

İlgili rehberler: Cari Kartı · Stok Kartı · Resmî Yükümlülükler · Ayarlar ve Log · Patron Panosu · Mobil.