Bantuan › Gudang › Ketertelusuran dan Penarikan Produk

Ketertelusuran dan Penarikan Produk — Panduan dari Nol

Ketika pemasok berkata "ada masalah pada batch ini" atau pelanggan melaporkan produk cacat, dua jawaban dibutuhkan dalam hitungan menit: "Ke produk dan pelanggan mana lot bahan baku ini pergi?" dan "Dari lot mana, pemasok mana, dan mesin mana produk ini dibuat?" Jendela Ketertelusuran menjawab kedua pertanyaan itu dengan satu klik dari jurnal lot, konfirmasi produksi, dan faktur; bila perlu, dari penelusuran yang sama dibuka kasus penarikan produk yang mendaftar pelanggan terdampak dan stok di gudang, lalu dipantau sampai semuanya terkumpul.

1. Untuk apa

Jendela memiliki empat tab; kartu lot atau kasus yang dipilih terbuka di sisi kanan:

• Telusur — penelusuran maju dan mundur bertingkat yang dimulai dari lot, nomor seri, produk, lot pemasok, kontak, atau nomor dokumen (bagian 3). Mengeklik lot membuka Kartu lot (bagian 5).
• Penarikan produk — wizard cakupan → simulasi → buka kasus (bagian 6).
• Kasus — daftar kasus penarikan produk dan kartu kasus: pemberitahuan, retur/pemusnahan, memajukan status (bagian 7-8).
• Tautan hilang — laporan mutasi yang lotnya tidak tercatat pada barang berlacak lot (bagian 9).

Jendela ini ada di dua tempat pada dock: di grup Stok / Gudang setelah Pengiriman dan di grup Produksi / Mutu di samping Mutu. Jendela yang sama juga terbuka dari tab Ketertelusuran pada kartu stok (bagian 10). Semua aturan berjalan di server; kantor, ponsel (Taman+Langkah), dan laporan melihat perhitungan yang sama.

2. Dari mana penelusuran dibangun

Tulang punggung penelusuran adalah jurnal lot: setiap mutasi lot dicatat dengan tanggal, arah (masuk/keluar), kuantitas, gudang, sumber, dan nomor dokumen atau konfirmasi. Bila dua lot berada di dua ujung peristiwa yang sama (mis. dalam konfirmasi produksi yang sama satu dipakai dan yang lain dihasilkan), ada tautan di antara keduanya. Transaksi mana membentuk tautan mana:

Cara mengaktifkan pelacakan lot

Sebuah barang dianggap berlacak lot dengan dua cara: bila penanda aktif di kotak Pelacakan Lot / Batch pada kartu stok, atau bila penanda tidak pernah diisi tetapi barang sudah memiliki riwayat lot. Barang yang penandanya diisi "tidak" secara tegas tidak dianggap berlacak meskipun memiliki riwayat lot. Penanda diubah oleh administrator atau petugas gudang; setelah diaktifkan, pembelian barang ini membuka lot secara otomatis.

Isi nomor lot dan tanggal kedaluwarsa baris pada faktur pembelian. Nomor batch milik pemasok (lot pemasok) dapat dicatat dengan dua cara: dengan kolom lot.tedarikciLot pada baris pembelian yang diimpor atau datang melalui integrasi (maksimal 60 karakter; pemasok = kontak dokumen), atau belakangan dengan tautan Tambah lot pemasok pada kartu lot (bagian 5). Bila hanya lot pemasok yang diisi dan lot internal dibiarkan kosong, pola lot otomatis gudang membuat nomor lot internal.

3. Tab Telusur: telusur maju dan mundur

1. Ketik lot, seri, produk, lot pemasok, kontak, atau no. dokumen di kotak pencarian. Saran muncul setelah dua karakter; setiap saran ditandai jenisnya (Lot / Seri / Lot pemasok / Produk / Kontak / Dokumen). Pilih satu saran, atau tekan Telusuri bila hanya ada satu. Teks kode QR (HNRL|kode|lot atau kode|lot) langsung membuka lot.
2. Pilih arah. Arah: otomatis menentukan dari titik awal: maju untuk lot, nomor seri, dan produk; maju untuk lot pemasok dan pemasok; mundur untuk pelanggan dan dokumen penjualan (dari mana barang yang dikirim ke pelanggan ini berasal). Anda juga dapat memilih sendiri Telusur maju (ke mana perginya) atau Telusur mundur (dari mana asalnya).
3. Hasil tampil dalam dua tampilan: Pohon (simpul dapat dibuka; tiga tingkat pertama terbuka) dan Daftar datar (kolom tingkat, jenis, sumber, tujuan, kuantitas, tanggal, dokumen / konfirmasi, koli). Baris ringkasan di atas menunjukkan jumlah lot yang ditelusuri, pelanggan · dokumen · kuantitas kirim untuk telusur maju, jumlah pemasok untuk telusur mundur, dan jumlah tautan tidak pasti.
4. Klik simpul: lot membuka kartu lot di kanan, kontak membuka kartu kontak, Dokumen membuka faktur, dan Perintah kerja membuka perintah produksi. Baris konfirmasi menampilkan mesin dan operator.

Penelusuran turun paling dalam 6 tingkat (cukup untuk rantai resep seperti bahan baku → barang setengah jadi → barang jadi → pelanggan) dan menggambar paling banyak 5.000 simpul; cabang yang mencapai batas ditandai lencana batas kedalaman, dan penelusuran yang terpotong dengan peringatan Penelusuran terpotong di batas kedalaman. Bila lot yang sama dicapai kedua kalinya, lot itu tidak dibuka lagi dan tertulis ditampilkan di atas; bila sebuah lot tertaut kembali ke leluhurnya sendiri (catatan keliru), muncul lencana siklus dan penelusuran berhenti di sana. Kedua perlindungan ini mencegah pohon penelusuran tumbuh tanpa akhir.

4. Tautan tidak pasti

Tautan tidak pasti adalah titik di mana, karena tidak ada catatan, penelusuran tidak dapat mengetahui dari mana sesuatu berasal atau ke mana perginya. Ditampilkan dengan lencana kuning, didaftar di kotak Tautan tidak pasti di bawah pohon, dan tidak pernah ditebak: HNR tidak mengarang tautan seperti "mungkin diambil dari lot itu", karena penelusuran yang salah membuat penarikan produk mencari pelanggan yang salah atau melewatkan pelanggan yang benar. Penyebabnya:

• Penerimaan tidak tercatat (data lama) — lot ada tetapi tidak ada penerimaan pembelian, produksi, transfer, atau subkontrak di jurnal; biasanya stok dari sebelum pelacakan lot dimulai.
• Dibuka dari kelebihan stok opname atau Dibuka manual (asal tidak diketahui) — lot lahir dari selisih stok opname atau entri manual; pemasok atau produksinya tidak diketahui.
• Komponen tanpa lot — lot komponen yang dipakai dalam konfirmasi produksi tidak dicatat (komponen tidak berlacak lot atau dipakai tanpa lot).
• Konfirmasi produksi tidak memiliki lot produk — konfirmasi memakai lot komponen tetapi tidak membuka lot untuk produk; telusur maju berhenti pada konfirmasi itu.
• Pemasok tidak diketahui / Dokumen tidak ditemukan — jurnal menunjuk ke sebuah dokumen, tetapi dokumen atau kontaknya tidak dapat dibaca.

Untuk mengurangi tautan tidak pasti: (1) gunakan Tambah lot pemasok di kartu lot untuk menautkan lot internal ke nomor batch pemasok dan pemasoknya (bagian 5); (2) tautan baris × lot manual dapat ditambahkan untuk baris penjualan yang lotnya tidak tercatat — versi ini belum memiliki tombolnya di layar; integrasi menulisnya dengan POST /api/izlenebilirlik/kalem-lot (dokumen, kode stok, lot, kuantitas). Tautan manual tidak mengubah kuantitas lot, tampil dalam penelusuran dengan lencana manual, dan hanya tautan yang ditambahkan manual yang dapat dihapus; tautan yang ditulis FEFO hanya hilang dengan membatalkan dokumen. Keduanya memerlukan izin ketertelusuran atau penarikan produk (bagian 12). Solusi sebenarnya berlaku ke depan: aktifkan pelacakan lot dan minta lot komponen dipilih pada konfirmasi.

5. Kartu lot

Kartu lot mengumpulkan seluruh riwayat sebuah lot dalam satu layar. Di bagian atas ada nomor lot, kode stok (klik untuk membuka kartu stok), dan lencana: kuantitas Tersedia dan satuan, total Masuk · keluar, Kedaluwarsa (merah bila lewat), dan Dalam blokir mutu bila lot diblokir. Di bawahnya ada tiga tombol: Telusur maju (ke mana perginya), Telusur mundur (dari mana asalnya), dan bagi pemilik izin penarikan produk Mulai penarikan produk (mengisi wizard dengan lot ini). Bagian-bagiannya:

• Lokasi saat ini — baris terbuka di buku lot: gudang, kuantitas, kedaluwarsa, dan status (Tersedia / Habis / Diblokir: alasan [referensi]).
• Asal — pemasok, dokumen pembelian, dan lot pemasok; bila lot lahir dari produksi, perintah kerja, konfirmasi, mesin, operator, personel yang dicatat pada konfirmasi, dan lot komponen yang dipakai. Asal yang tidak pasti ditulis kuning. Tautan Tambah lot pemasok (dengan izin tautan) menerima nomor lot pemasok, kode kontak pemasok, dan produsen (opsional).
• Tempat pemakaian — lot produk yang dibuat dari lot ini (dengan kuantitas), pelanggan tujuan pengiriman (kuantitas, tanggal, dokumen, koli), dan peristiwa akhir seperti susut / pemusnahan.
• Linimasa — setiap baris jurnal lot menurut tanggal: peristiwa (penerimaan pembelian, pengiriman penjualan, dipakai dalam produksi, keluar dari produksi, transfer gudang, subkontrak, susut, pemusnahan, stok opname, keputusan mutu…), kuantitas +/−, gudang, dokumen atau konfirmasi, pengguna.
• Keputusan mutu — catatan blokir / pelepasan, ketidaksesuaian (NCR) yang dibuka untuk lot ini, sampel, dan sertifikat. Nomor seri — seri yang terikat pada konfirmasi produksi lot. Kasus penarikan produk — kasus yang memuat lot ini beserta statusnya.

6. Wizard penarikan produk

Wizard terdiri atas tiga langkah: 1. Cakupan → 2. Simulasi → 3. Buka kasus. Dua langkah pertama terbuka untuk semua dan tidak menulis apa pun; membuka kasus memerlukan izin penarikan produk.

1. Cakupan. Isi jenis dan hal yang diperlukannya. Tanggal kirim dari / sampai (opsional) hanya mengambil pengiriman pelanggan pada periode tertentu. Bila Tambahkan juga penjualan tanpa tautan lot sebagai kandidat (data lama) dicentang, baris penjualan produk ini yang lotnya tidak tercatat juga masuk daftar dengan lencana tidak pasti — daftar "mungkin dikirim ke siapa" untuk penjualan sebelum pelacakan lot; tidak pasti.
2. Simulasi. Jalankan simulasi menghitung telusur maju dan menampilkan baris yang terdampak. Simulasi tidak menulis catatan apa pun. Empat kotak di atas: pelanggan terdampak, dokumen, kuantitas di pelanggan, di gudang / dalam perjalanan. Setiap baris tabel memiliki lokasi: Di pelanggan (sudah dikirim, dengan dokumen dan tanggal), Di gudang atau Dalam perjalanan (masih di perusahaan, dari buku lot). Hapus centang Termasuk pada baris yang tidak ingin dimasukkan; baris itu masuk kasus sebagai di luar cakupan dan tidak dihapus.
3. Buka kasus. Isi Alasan penarikan (minimal 5 karakter), Kelas (I — risiko kesehatan/keselamatan serius · II — risiko sementara atau dapat diperbaiki · III — risiko rendah, label/tampilan), Pengguna penanggung jawab (Anda jika kosong), dan Blokir mutu lot terdampak yang ada di gudang (aktif secara bawaan). Buka kasus ini memberi nomor kasus (GC<tahun><urutan>) dan pindah ke tab Kasus. Blokir mutu dipasang pada setiap lot terdampak di gudang dengan nomor kasus sebagai referensi; pengguna berizin mutu melepasnya dari Gudang › Lot. Bila penanggung jawab bukan Anda, ia menerima pesan sistem "Penarikan … dibuka".

7. Memantau kasus: status dan gerbang

Tab Kasus mendaftar semua kasus dengan saringan status (no. kasus, tanggal, jenis, cakupan, alasan, item, terkumpul / kuantitas di pelanggan, status, penanggung jawab). Mengeklik baris membuka Kartu kasus di kanan: kotak ringkasan (pelanggan, kuantitas terdampak, item yang diberitahukan, retur + pemusnahan, rasio pengumpulan), item pelanggan, sisa di gudang / dalam perjalanan, tombol status, jejak peristiwa, dan Cetak laporan penutupan.

Status hanya bergerak maju, satu langkah demi satu langkah: Dibuka → Diberitahukan → Terkumpul → Ditutup; kartu menampilkan langkah berikutnya pada satu tombol Majukan status: …. Kasus yang sudah ditutup atau dibatalkan tidak dapat diubah.

Status item

• Item pelanggan: Menunggu → Diberitahukan → Retur diterima atau Dimusnahkan; Menunggu atau Diberitahukan → Di luar cakupan. Centang item yang menunggu lalu gunakan Tandai yang dipilih sebagai diberitahukan untuk memberitahukan sekaligus (bagian 8); tombol berikutnya ada di kolom Tindakan baris.
• Item gudang / dalam perjalanan: tidak perlu pemberitahuan pelanggan; langsung ke Dimusnahkan, Retur diterima (retur ke pemasok), atau Di luar cakupan.
• Bila kuantitas retur dan pemusnahan tidak diisi, seluruh item dihitung; jumlah keduanya tidak boleh melebihi kuantitas item dan kuantitas harus nol atau positif. Setiap perubahan ditulis ke jejak peristiwa kasus sebagai siapa, kapan, lama → baru, dan masuk ke jejak audit.

8. Pemberitahuan, surat pelanggan, dan retur

• Surat pelanggan. Setiap tombol pelanggan pada baris Surat pelanggan di kartu kasus membuka surat A4 satu halaman sebagai PDF yang memuat item pelanggan itu (dokumen, tanggal, produk, lot, kuantitas): judul "Pemberitahuan penarikan produk", alasan dan kelas, permintaan menghentikan penggunaan dan penjualan, menyisihkan produk untuk diretur, dan memberitahukan kuantitas yang ada secara tertulis. Kalimat surat menggunakan bahasa antarmuka Anda; nama perusahaan, lot, dan nomor dokumen tidak diterjemahkan. Bila layanan pesan (pembuat PDF) mati, muncul "Layanan PDF tidak tersedia. Cetak surat dari peramban."; Pratinjau siap cetak membuka surat yang sama sebagai HTML.
• Tanda diberitahukan. Setelah mengirim surat, pilih item lalu tekan Tandai yang dipilih sebagai diberitahukan: tanggal dan saluran pemberitahuan (surat) ditulis pada item dan masuk ke jejak peristiwa. HNR tidak mengirim surat lewat surel dengan sendirinya.
• Kait WhatsApp secara bawaan nonaktif. Bila server dijalankan dengan variabel lingkungan HNR_IZ_BILDIRIM=wa dan layanan pesan WhatsApp sudah dipasangkan, teks singkat dapat dikirim bersama permintaan pemberitahuan ke ponsel di kartu pelanggan (atau telepon 1 bila tidak ada); bila tidak ada telepon atau layanan mati, pengiriman dilewati diam-diam dan item tetap ditandai diberitahukan.
• Pesan sistem ke penanggung jawab. Saat kasus dibuka, pengguna penanggung jawab (bila bukan pembuka kasus) menerima pesan sistem berprioritas penting yang tertaut ke kasus.
• Menerima retur. Saat item diubah menjadi Retur diterima, saat ini hanya status item dan kuantitas retur yang ditulis; surat jalan retur atau dokumen RMA tidak dibuka otomatis (modul logistik retur belum ada). Masukkan dokumen retur dari Entri dokumen seperti biasa.

9. Laporan tautan hilang

Laporan menghitung, dalam rentang tanggal (bawaan 365 hari terakhir), mutasi pada barang berlacak lot yang lotnya tidak tercatat, dan menaruh barang dengan kekurangan terbanyak di atas. Mengeklik baris membuka kartu stok. Ukurannya:

Karena surat jalan penjualan dan retur penjualan saat ini tidak menyentuh lot, dokumen ini dengan sendirinya masuk laporan sebagai "tanpa lot"; ini bukan kesalahan, melainkan akibat lot hanya dipotong dengan FEFO pada faktur penjualan (bagian 14).

10. Kartu stok › Tab Ketertelusuran

Tab Ketertelusuran pada kartu stok mendaftar semua lot kode itu: lot, penerimaan pertama, tersedia, gudang, kedaluwarsa, lot pemasok, dan status (Diblokir / Tersedia / Habis). Kalimat di atas menyatakan apakah barang berlacak lot ("Barang ini berlacak lot (N lot)." atau "Barang ini tidak memiliki catatan lot. Pembelian dan penjualan ditelusuri tanpa lot (tautan hilang)."). Pada setiap baris, tombol Kartu lot, Telusur maju, dan Telusur mundur membuka jendela Ketertelusuran dengan lot itu. Kartu barang jadi adalah kartu stok yang sama; pertanyaan "dari lot mana produk ini dibuat" dimulai dari sini dengan Telusur mundur.

11. Di ponsel (Taman + Langkah)

Pada layar di bawah 7 inci, jendela terbuka dalam tata letak langkah dengan target sentuh yang besar. Tab-tabnya:

• Lot — dengan Pindai kode QR, arahkan kode QR pada label lot (HNRL|kode|lot atau kode|lot) ke kamera, atau ketik nomor lot / lot pemasok lalu tekan Cari. Bila hanya ada satu hasil, kartu lot langsung terbuka; tombol Telusur maju / Telusur mundur di bawah kartu membuka penelusuran dan Kembali ke kartu lot mengembalikannya. Gunakan alamat HTTPS ponsel untuk kamera.
• Kasus — daftar kasus sebagai kartu; ketuk kasus, lalu ubah status item dengan satu ketukan memakai tombol pada kartu item (Diberitahukan / Retur diterima / Dimusnahkan / Di luar cakupan). Surat, memajukan status, dan pembatalan sama seperti di desktop.
• Tarik produk — hanya terlihat oleh pemilik izin penarikan produk; tiga langkah yang sama (Cakupan → Simulasi → Buka kasus), dengan baris simulasi sebagai kartu yang dapat dicentang.
• Tautan hilang — laporan yang sama, satu kartu per barang.

12. Izin

Gerbang ada di server: permintaan tulis tanpa izin mengembalikan 403 dengan "Kasus penarikan memerlukan izin penarikan produk." atau "Tautan lot memerlukan izin ketertelusuran." Memblokir mutu lot di gudang juga memeriksa izin mutu di sisi Java; lot yang tidak dapat diblokir tidak merusak kasus. Bila tabel ketertelusuran perusahaan belum terpasang (versi Java lama), penelusuran berjalan tetapi kasus tidak dapat dibuka, dan peringatan muncul di bagian atas jendela.

13. Studio Analisis: kubus "Mutasi lot"

Di Studio Analisis, kubus Mutasi lot memungkinkan Anda memakai penerimaan dan pengeluaran jurnal lot dalam pivot, grafik, dan dasbor. Ukuran: kuantitas masuk lot dan kuantitas keluar lot (satuan dasar), jumlah mutasi lot, jumlah lot yang bermutasi, jumlah barang yang bermutasi. Dimensi: produk, jenis stok, lot, gudang, arah, dan sumber mutasi lot (Dokumen (pembelian / penjualan), Pemakaian produksi, Hasil produksi, Transfer gudang, Susut, Pemusnahan, Dilepas dari karantina, Subkontrak, Stok opname, Pembatalan konfirmasi produksi, Pembatalan dokumen, Entri lot manual). Contoh: "Produk mana yang lotnya dibuka manual atau melalui stok opname pada kuartal terakhir?" — taruh dimensi sumber di baris dan produk di kolom.

14. Pertanyaan yang sering diajukan

Apakah surat jalan penjualan memotong lot? Tidak. Lot hanya dipotong saat faktur penjualan disimpan, dengan FEFO (dari lot dengan tanggal kedaluwarsa terdekat), dan lot mana yang dipotong untuk baris mana dicatat saat itu juga. Surat jalan penjualan tidak menyentuh buku lot; untuk penjualan yang surat jalannya dibuat lebih dulu, lot dipotong saat faktur dibuat.

Mengapa retur dari pelanggan tidak memiliki tautan lot? Retur penjualan saat ini tidak menyentuh buku lot; dari lot mana barang retur berasal tidak dicatat. Dalam penarikan produk, retur dipantau pada item kasus dengan Retur diterima dan kuantitas retur (bagian 8).

Mengapa penelusuran pada data lama saya selalu "tidak pasti"? Pembelian dan penjualan sebelum pelacakan lot diaktifkan tidak pernah mencatat lot; bila lot komponen tidak dipilih pada konfirmasi produksi lama, tautannya juga tidak ada. HNR tidak mengisi celah ini dengan tebakan. Lengkapi lot yang penting dengan pemetaan lot pemasok dan (bila perlu) tautan baris × lot manual; mutasi baru tertaut otomatis selama pelacakan lot aktif.

Lot yang sama ada di dua gudang; mengapa menjadi satu simpul dalam penelusuran? Transfer memindahkan lot dengan nomor dan tanggal kedaluwarsa yang sama; simpul adalah kode stok × nomor lot dan gudang tampil di lokasi kartu lot (bagian 3). Dengan begitu pengiriman ke pelanggan hanya tampil sekali di pohon.

Bagaimana koli berhubungan dengan lot? Koli tidak memiliki kolom lot; hubungannya dibentuk melalui baris surat jalan. Saat faktur penjualan menulis lot ke baris dengan FEFO dan baris surat jalan itu dimasukkan ke sebuah koli di Pengiriman, nomor koli tampil pada tautan pengiriman dan pada baris pelanggan di kartu lot.

Bagaimana dengan daftar "recall" lama di jendela Mutu? Daftar lot satu tingkat di modul Mutu tetap seperti semula. Gunakan jendela ini untuk penelusuran bertingkat (bahan baku → produk → pelanggan), tautan tidak pasti, dan pemantauan kasus.

Panduan terkait: Gudang · Kartu Stok · Produksi · Mutu · Pengiriman · Entri Dokumen · Studio Analisis · Seluler · Pengaturan.